Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem KdöRCottbusTED
Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten
Das Ausfassen der Akten muss unter Beibehaltung der vorgegebenen Sortierung/Ablage abgesichert werden. Es umfasst folgende Leistungen: - Entnahme der Akten/Ordner aus den Regalen/Schränken in der Sortierreihenfolge, Falten der vom AN bereitgestellten Archivkartons bzw. Bereitstellung von Behältern. - Verpacken von mehreren Patientenakten,...
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- Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem KdöR
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- June 29, 2026
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- Not specified
- Topic:
- Archive Services
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Das Ausfassen der Akten muss unter Beibehaltung der vorgegebenen Sortierung/Ablage abgesichert werden. Es umfasst folgende Leistungen: - Entnahme der Akten/Ordner aus den Regalen/Schränken in der Sortierreihenfolge, Falten der vom AN bereitgestellten Archivkartons bzw. Bereitstellung von Behältern. - Verpacken von mehreren Patientenakten, abhängig von der Aktenstärke, in einen Archivkarton/ Behälter durch Mitarbeitende des AN. - Kennzeichnung der Archivkartons/ Behälter mit einem Barcodeetikett. Jeder Karton/ Behälter erhält eine eindeutige Nummer. - Vom AG wird eine elektronische Excelbestandsliste zur Verfügung gestellt mit folgenden Angaben: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Behandlungsjahr. - Diese Bestandsliste ist mit Archivkarton/ Behälter Nr. und Paletten Nr. zu ergänzen, so dass pro Karton der Inhalt gemäß der ersten und der letzten Akte erfasst wird. (siehe Beispiel Seite 6) - Stapeln der Archivkartons/ Behälter auf Paletten - Verpacken (Einstretchen der Palette) - Transport der Paletten/ Kartons/ Behälter bis zum LKW - Be- und Entladen des LKWs Transport der Akten in das Lager des AN Palettieren der Kartons/ Behälter und anschließender, datenschutzgerechter Abtransport. Einlagerung in das Lager des AN Einlagerung der Kartons/ Behälter und Verknüpfung mit einem Lagerplatz im IT-System des AN im zentralen Aktenlager. Die Kartons/ Behälter sind, bis zum Zeitpunkt der Vernichtung, Eigentum der MUL und sind ungeöffnet zu lagern. Bereitstellung der Kartons/ Behälter nach Datenschutzrichtlinien der MUL-CT nach Aufforderung autorisierter Personen des AG zur Lieferung oder Einsichtnahme vor Ort. Vernichtung Übergabe einer jährlichen Übersicht über die zu vernichtenden Aktenbestände am Jahresanfang eines jeden Jahres an den AG. Nach erfolgter Unterschrift/ Freigabe durch den AG werden die Akten vom AN unverzüglich datenschutzgerecht vernichtet. Rücklieferung/Wiedereinlagerung von angeforderten Akten: Rücklieferung von Originalakten (Einzelakten): Die Rücklieferung der angeforderten Akten soll via Kurier an die Adresse des AG erfolgen. Angeforderte Akten werden direkt durch den AG entweder vernichtet oder zur Wiedereinlagerung an den AN zurückgegeben. Der AN muss die Akten dann wieder in den Karton/ Behälter einlegen, aus dem sie entnommen wurden. Siehe dazu Pkt. 6.6
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Die eingetroffene Ware ist unverzüglich hinsichtlich ihrer Quantität und Qualität zu prüfen. Die Kontrolle der Stückzahl kann auch durch Abwiegen erfolgen. Wareneingänge, die über der genannten Stückzahl liegen, sollten nach logistischen Kriterien überprüft werden (Anzahl der Paletten, Fassungsvermögen, Angabe auf den Lieferdokumenten etc.). Die Qualitätsprüfung erfolgt anhand von Stichproben aus unterschiedlichen Liefereinheiten. Der Wareneingang sowie mögliche Mängel sind vom AN zu dokumentieren (Art des Mangels, Foto des Mangels, Mitarbeiter, der die Beschädigung festgestellt hat, Datum, Uhrzeit) und der Auftraggeberin unverzüglich unter Angabe der konkreten Mängel in Form einer Kopie des Lieferscheins anzuzeigen. Der AN sendet eine Kopie des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsliste unaufgefordert zu Beginn nach jedem Wareneingang als Excel-Liste per Email an die AG. Die Vorlage dazu muss der AN selbst erstellen. In der Excel-Liste ist in der Kopfzeile jeweils das Erstellungsdatum der Liste manuell seitens des ANs einzutragen bzw. zu ändern. Mindermengen- und Mehrmengenlieferungen sind unverzüglich nach Wareneingang bei der AG zu melden. b) Entsorgung von Verpackungsrückständen Nicht mehr benötigtes Verpackungsmaterial wird durch den AN unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben ordnungsgemäß und umweltgerecht entsorgt. c) Lieferbeschaffenheit Es sind gängige Liefer- und Verpackungsstandards anzuwenden, um eine Lieferung der Artikel ohne Beschädigungen zu gewährleisten. Bitte beachten: Die unterschiedlichen Gegenstände in den Workshop-Sets müssen jeweils gut gegen Verrutschen gesichert und auch ansonsten abgepolstert werden. Insbesondere beim Workshop-Paket "Garten" sind Pflanzgefäße (rechteckig und rund) enthalten. Diese dürfen befüllt werden, aber nur mit leichten, nicht spitzen Gegenständen. Alles muss gut abgepolstert werden. Schwere Gegenstände, wie bsp. ein Sack Pflanzenerde, müssen so gesichert werden, dass sie nicht verrutschen und die Kunststoffbehälter oder anderes zerdrücken. Die Anlieferung der Materialen findet in der KW33/2026 statt. - Der Versand aller Materialien erfolgt bis zur KW 37/2026. - Die Anzahl der zu beschickenden Adressen variiert je nach Themen-Paket zwischen 46, 66 und zweimal 76 Adressen. - Die Konfektionierung richtet sich nach der jeweiligen Zusammenstellung der vier verschiedenen Workshop-Sets, beinhaltet jedoch immer auch Bücher, Broschüren und Material. - Als Absender soll die Stiftung Lesen deutlich erkennbar sein. Jedes Paket soll daher mit einem Streifen "Stiftung-Lesen-Klebeband" gekennzeichnet werden. Das Klebeband mit Logo-Aufdruck stellt die AG zur Verfügung (bitte entsprechende Menge anfordern). - Retourenmanagement: Prüfen der Ware auf Beschädigungen; Retourenliste, Benachrichtigung an AG - ODER - Versand an AG nach Absprache. - Zweitversand der Retourenpakete oder Einlagern. - Kostenlose Rücknahme der Transportverpackungen. d) Versand und Sendungsverfolgung Die Lieferung erfolgt frei Haus an die jeweilige Anschrift der Einrichtungen mit einem Versanddienstleister nach Wahl des AN. Der Lieferung ist ein Lieferschein beizulegen, bei mehreren Lieferungen muss jede Lieferung einen Lieferschein enthalten. Für jede Lieferung ist eine eindeutige Sendungsnummer (Trackingnummer) bereitzustellen. Die jeweils belieferten Einrichtungen sind ab Versand per E-Mail über diese Sendungsnummer zu informieren. Zu ausschließlich diesem Zweck werden dem AN nach der Bezuschlagung als Bestandteil der "327 07 - Adressliste" die erforderlichen Kontaktinformationen (z. B. E-Mail-Adressen) der Einrichtungen übermittelt. Darüber hinaus kann der AN die Sendungsnummern gebündelt in einer zentralen Übersicht - z. B. in besagter Adressliste - erfassen und der AG zeitnah zur Verfügung stellen. 4. Umweltschutz Der AN verpflichtet sich, bei der Leistungserbringung sowie bei eingesetzten Dritten im Rahmen der wirtschaftlichen und technischen Möglichkeiten ressourcenschonend zu handeln. Aus diesem Grund sollen Versandverpackungen und insbesondere das Füllmaterial mineralöl-(plastik)frei sein und möglichst aus Recyclingmaterial bestehen. Ein Nachhaltigkeitsnachweis nach DIN EN 16258 oder GHG Protocol oder ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement), EMAS (EU-Öko-Audit), ISO 14083 (Emissionsberechnung im Transport) oder ein gleichwertiges Zertifikat ist gewünscht, aber letztlich entscheidet der Preis. 5. Leistungszeitraum Der Zeitpunkt der Leistungserbringung beginnt in der KW 33 mit Annahme der Waren-lieferung. Konfektionierung, Kommissionierung und Versand erfolgen bis KW 37 2026. 6. Vertragszeitraum und Option auf Verlängerung a) Vertragszeitraum Der Vertragszeitraum beginnt mit der Bezuschlagung voraussichtlich im Juli 2026 und endet mit dem abgeschlossen Versand im 4. Quartal 2026. Die AG ist aufgrund vertraglicher Verpflichtung gegenüber dem Fördergeber auf die fristgerechte Leistungserbringung zwingend angewiesen. b) Option auf Verlängerung Je nach Projektverlauf behält die Auftraggeberin sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für maximal ein weiteres Jahr zu verlängern. Der Zeitraum erstreckt sich dann von Juni 2027 bis Dezember 2027. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. 7. Preisgleitklausel (Porto-, Energie- und Logistikkosten) a) Festpreise im ersten Vertragsjahr Die im Angebot angegebenen Preise gelten unverändert für die Dauer des ersten Vertragsjahres. b) Anpassung ab dem zweiten Vertragsjahr / bei Optionsverlängerungen Im Falle einer Optionsverlängerung gelten die vereinbarten Einheitspreise weiter. Ändern sich jedoch wesentliche Preisermittlungsgrundlagen, insbesondere Porto- oder Energiepreise, um mehr als +/-8 % gegenüber dem Angebotsstand, verpflichten sich die Parteien, unverzüglich in faire und ergebnisoffene Preisverhandlungen einzutreten. Grundlage der Änderung sind nachprüfbare Markt- oder Tarifdaten (z. B. Postentgelte, Indizes). c) Keine automatische Anpassung Ohne schriftliche Einigung tritt keine automatische Preiserhöhung in Kraft. Die Parteien sind jedoch verpflichtet, nach Treu und Glauben zu verhandeln. Kommt eine Einigung über eine verlangte Preisanpassung nicht zustande, so ist der AN verpflichtet, die Leistungen noch drei Monate nach dem endgültigen Scheitern der Verhandlungen zu den vereinbarten Preisen auszuführen. Für den danach folgenden Zeitraum steht dem AN ein Sonderkündigungsrecht mit einem Vorlauf von sechs Wochen, gerechnet vom Zugang der Kündigung, zu. 8. Weitere Vertragsbedingungen - Die von der AG aufbereiteten und elektronisch übermittelten Adressdaten sind unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetztes und der Datenschutzerklärung der Stiftung Lesen zu verarbeiten und dürfen nicht anderweitig als im Zusammenhang mit dem Projekt verwendet werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Außerhalb der Verarbeitung sind die Daten und Datenträger unter Verschluss zu halten. Änderungen an den Daten sind zuvor mit der Auftraggeberin abzusprechen. - Ein vom Auftragnehmer unterschriebenes Exemplar der Datenschutzerklärung der Stiftung Lesen wird im Falle eines Zuschlags Bestandteil des Auftrags. - Der Auftragnehmer benennt einen verantwortlichen Projektansprechpartner. - Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des AN finden keine Anwendung. Die Vorlage von AGB stellt eine Veränderung der Vergabeunterlagen dar. Stellen Sie daher bitte sicher, dass Ihrem Angebot keine AGB beigefügt sind und in Ihrem Angebot an keiner Stelle auf Ihre AGB Bezug genommen wird.Konservierung Patientenakten K11 Kassel
Landeswohlfahrtsverband Hessen - Zentrale VergabestelleKasselDeadline: Aug 07Konservierung Patientenakten K11 KasselArchivierung und Vernichtung von papiergeführten Akten
Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für JustizBonnDas Bundesamt für Justiz (BfJ) als Auftraggeber beabsichtigt, einen Auftragnehmer zu beauftragen, der die Aufbewahrung papiergeführter Akten übernimmt. Unter der Aufbewahrung ist die Archivierung dieser Akten zu verstehen. Der Auftraggeber hat dabei die Möglichkeit, einzelne Akten vom Auftragnehmer zurückzufordern. Diese müssen wieder an eine der Liegenschaften des Auftraggebers zurücktransportiert werden und danach gegebenenfalls erneut vom Auftragnehmer zur Aufbewahrung abgeholt werden. Die Akten unterfallen der Schutzklasse 2 (Sicherheitsstufen 3 und 4) und 3 (Sicherheitsstufe 5) gemäß ISO/IEC 21964. Die Akten sollen nach Abholung beim Auftraggeber fachgerecht archiviert werden. Im Bedarfsfall – auf Anfrage des Auftraggebers – sollen die Akten innerhalb von zwei Werktagen, bei Eilbedürftigkeit innerhalb von maximal 24 Stunden, an die entsprechende Liegenschaft des Auftraggebers zurücktransportiert werden, wobei die durch den Bieter angegebene Reaktionszeit in Eilfällen im Rahmen des Vergabeverfahrens bindend wird. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber, wenn die vom Auftraggeber einzuhaltende gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet. Der Auftraggeber prüft daraufhin, ob die Akten vernichtet werden können und erteilt dem Auftragnehmer eine Freigabe zur Vernichtung. Etwaige Verwaltungsarbeiten, die im Zusammenhang mit Transport, Archivierung und Vernichtung der Akten anfallen, hat der Auftragnehmer selbständig sowie IT-gestützt zu übernehmen.Rahmenvertrag über Scan-Dienstleistungen, Digitalisierung und Vernichtung von Akten für das Landratsamt Ravensburg
Landkreis RavensburgRavensburgAbschluss eines Rahmenvertrags über 48 Monate für Digitalisierung und Vernichtung von Papierakten im Landratsamt Ravensburg. Ca. 2.500 laufende Meter Akten (ca. 13 Mio. Blatt) müssen verarbeitet und digitalisiert werden.Vernichtung von Papier mit Sonderspezifikation
Oesterreichische Banknoten- und Sicherheitsdruck GmbHWienVernichtung von Papier mit SonderspezifikationRahmenvereinbarung über Scandienstleistungen und Vernichtung von Papierakten
Stadt LandshutRahmenvereinbarung über Scandienstleistungen und Vernichtung von Papierakten
Frequently asked questions about this tender
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- No specific submission deadline is currently stated for this notice.
- Who is the contracting authority?
- The contracting authority is Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem KdöR.
- Which documents are needed to get started?
- Typically you need the service description, proof of eligibility, deadline notes and possibly form sheets. On Auftrag One these items are displayed in prioritized order.