Öffis Nahverkehr Hameln-Pyrmont GmbH - Nachfolge ERP-System

Die Öffis Nahverkehr Hameln-Pyrmont GmbH (bis 31.12.2024 Verkehrsgesellschaft Hameln-Pyrmont mbH) ist ein regionales Verkehrsunternehmen, das den öffentlichen Personennahverkehr auf den Straßen im Landkreis Hameln-Pyrmont sowie in geringem Umfang kreisgrenzüberschreitend in Nachbarlandkreisen betreibt. Die Leistung erfolgt im Auftrag des Landkreises Hameln-Pyrmont, der Aufgabenträger und zugleich alleiniger Gesellschafter ist. Das Unternehmen betreibt in der Region ein umfangreiches Verkehrsnetz mit aktuell insgesamt 48 Linien und einer Gesamtlänge von über 1.300 Kilometern. Im Jahr 2024 erreichte das Unternehmen eine Gesamtkilometerleistung von 4,6 Millionen Buskilometern, welche durch den Einsatz von insgesamt 133 Fahrzeugen erbracht wurde. Davon befinden sich 79 Fahrzeuge im Eigentum der Gesellschaft, während die übrigen Fahrzeuge von Partnerunternehmen betrieben werden. Mit rund 190 Mitarbeitern bringen die Öffis täglich Fahrgäste sicher und umweltbewusst an ihr Ziel. Die Öffis legen großen Wert auf Kundenservice und Qualität. Dies zeigt sich auch in den regelmäßigen Kundenzufriedenheitsumfragen, bei denen das Unternehmen trotz allgemeiner Rückgänge im ÖPNV-Bereich immer noch gute Ergebnisse erzielt. Um den Service weiter zu verbessern, investieren die Öffis kontinuierlich in die Modernisierung ihrer Flotte und Infrastruktur. Dazu gehört auch die Einführung neuer, umweltfreundlicher Busse, die den CO2-Ausstoß reduzieren und den Fahrkomfort erhöhen sollen. Um den Marktgegebenheiten gerecht zu werden, stellen sich die Öffis auch bezüglich der Unternehmensprozesse und der IT-Landschaft ständig den Herausforderungen nach mehr Effizienz. Zu diesem Zweck wurde eine Prozessanalyse durchgeführt. Es wurden Schwach-stellen ermittelt und ein Katalog von Optimierungs- bzw. Verbesserungspotentialen aufgezeigt. Im Bereich Finanzen und Controlling wurde festgestellt, dass die Buchhaltungsprozesse komplex und mit manuellen Belegfluss und Freigabe nicht mehr zeitgemäß sind. Weiterhin ist der Aufwand zur Generierung von Kennziffern bzw. Steuerungsgrößen unverhältnismäßig hoch. Die Prozessanalyse hat zudem den Instandhaltungsprozess der Öffis analysiert, der mittels des IT-Systems OEFFI-LG unterstützt wird. Die Einführung eines neuen ERP-Systems soll die Effizienz der Unternehmensprozesse steigern, bestehende IT-Systeme ablösen und eine bessere Integration der Unternehmensbereiche ermöglichen. Ziel ist es, eine zentrale Plattform für alle relevanten Unternehmensdaten bereitzustellen. Zielsetzung ist die Beschaffung und Implementierung einer integrierten ERP-Gesamtlösung als Software-as-a-Service (SaaS). Angebote, die auf On-Premise-Kaufmodellen oder reinem Hosting im kundeneigenen Rechenzentrum basieren, sind nicht zugelassen. Gegenstand des Auftrags ist die Beschaffung und Einführung eines neuen Enterprise Resource Planning-Systems (ERP-Systems). Die Beschaffung des ERP-Systems erfolgt als reine Cloud-Anwendung (Software-as-a-Service). Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Software zur vollumfänglichen, webbasierten Nutzung über das Internet für die Dauer der Vertragslaufzeit zur Verfügung. Die Vergütung dieser Leistung erfolgt über eine laufende Nutzungsgebühr. Das ERP-System soll die verschiedenen Prozesse des Auftraggebers unterstützen, unter anderem Finanzbuchhaltung und Controlling inkl. Reports und Schnittstellen für automatisierten Datenexport und entsprechende Leistungen. Neben dem ERP-System ist angedacht, ein Dokumentenverwaltungssystem (DVS-System) zur Unterstützung von dokumentenbasierten Workflows (z. B. Freigaben, Rechnungsprüfung) auszuwählen und einzuführen. Derzeit wird bereits ein SAP/R3 eingesetzt, das im Rahmen des angebotenen Umfangs migriert werden soll. Das ERP-System muss zudem Schnittstellen zu verschiedenen bestehenden Satellitensystemen aufbauen. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.