Stadt Coburg - BeschaffungsamtCoburgTED
Vertragsverlängerung und Vertragserweiterung von HR-Software
Aufgrund fehlenden Wettbewerbs aus technischen Gründen wird der bestehende SaaS-Vertrag mit der P&I AG verlängert und erweitert. Gegenstand ist das Upgrade von P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR (Digitale Parallelwelt) in der Private Cloud der Stadt Coburg. Der bestehende dedizierte Server wird in das P&I IT-Cloud-Datacenter umgezogen, wobei D...
Submission deadline: July 31, 2026 (expired)Type: Tender
IT Support, Software Licences, Cloud
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- Contracting authority:
- Stadt Coburg - Beschaffungsamt
- Published:
- June 25, 2026
- Deadline:
- July 31, 2026
- Topic:
- IT Support
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Aufgrund fehlenden Wettbewerbs aus technischen Gründen wird der bestehende SaaS-Vertrag mit der P&I AG verlängert und erweitert. Gegenstand ist das Upgrade von P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR (Digitale Parallelwelt) in der Private Cloud der Stadt Coburg. Der bestehende dedizierte Server wird in das P&I IT-Cloud-Datacenter umgezogen, wobei Datenbasis und Schnittstellen vollständig erhalten bleiben. Es handelt sich nicht um eine Neubeschaffung, sondern um die Fortentwicklung der bestehenden Plattform zur Sicherstellung des unterbrechungsfreien Betriebs der HR-Kernprozesse (Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Meldewesen, Berechtigungswesen, Auswertungen, Schnittstellen). Ein Herstellerwechsel würde einen vollständigen Systemwechsel mit hohem Risiko bedeuten.
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5Integrierte HR-Software als SaaS-Lösung
Klinikum Region Hannover GmbHHannoverDie Klinikum Region Hannover GmbH beabsichtigt, die Softwarelösung P&I LogaHR der P&I Personal & Informatik AG als integrierte HR-Software im Wege einer Software-as-a-Service-Lösung zu beschaffen. Gegenstand der Beschaffung ist die Ablösung der bestehenden heterogenen und fragmentierten HR-IT-Landschaft und die Einführung einer integrierten HR-Suite für einen kommunalen Gesundheitsdienstleister mit nahezu 10.000 Beschäftigten. Die Lösung soll insbesondere die Bereiche Entgeltabrechnung, Personalverwaltung, Personalmanagement, digitale Personalakte, Dokumentenmanagement, Reisekostenabrechnung und Reisemanagement, Personalkostenplanung, Zeitwirtschaft, Dienstplanung, Betriebliches Gesundheits- und Eingliederungsmanagement, Employee- und Management-Self-Service sowie weitere krankenhausspezifische Funktionen abbilden. Neben der Bereitstellung der Software als SaaS-Lösung umfasst der Beschaffungsbedarf auch die erforderlichen Implementierungs-, Migrations- und Unterstützungsleistungen. Die Lösung soll auf Basis einer „Private HR Cloud“ bereitgestellt werden. Ziel ist die Einführung einer einheitlichen, integrierten HR-Plattform und die Reduktion der bislang bestehenden heterogenen Systemlandschaft, insbesondere durch Reduktion von Schnittstellen, Medienbrüchen, redundanter Datenhaltung und administrativen Aufwänden.Beschaffung einer HR-Software als SaaS
Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität MünchenDeadline: Jul 31sowie den Ort der Leistungserbringung Beschaffung einer HR-Software als SaaS Das Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München (Leibniz-LSB@TUM) beabsichtigt auf Grundlage dieser Vergabeunterlagen die Beschaffung einer ganzheitlichen HR-Software, die als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) bereitgestellt und betrieben wird. Gegenstand des Auftrags ist eine webbasierte, mandantenfähige Anwendung zur Unterstützung sämtlicher zentraler Personalprozesse des Auftraggebers von der Personalgewinnung über die laufende Personalverwaltung bis zum Austritt der Beschäftigten. Die Lösung wird vollständig durch den Auftragnehmer als Cloud-Dienst betrieben. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung der Anwendung einschließlich Betrieb, Wartung, Pflege, Bereitstellung von Updates und Upgrades, technischem Support sowie die für die produktive Nutzung erforderlichen Einführungs-, Implementierungs- und Migrationsleistungen. Hierzu zählen insbesondere die Erstellung eines strukturierten Implementierungsplans inklusive Meilensteine, die Migration und Validierung der Bestandsdaten aus den Altsystemen (u. a. DATEV, Excel) einschließlich Testmigration, die Unterstützung beim Go-Live sowie die Schulung der Administratorinnen und Administratoren. Die detaillierten Anforderungen ergeben sich aus den weiteren Vergabeunterlagen. Ort der Leistungserbringung: 85354 FreisingHR-Software für die Kassenzahnärztliche Vereinigung WL
Kassenzahnärztliche Vereinigung WLMünsterGegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Bereitstellung einer Personalverwaltungssoftware als Cloudleistung einschließlich Nutzungsüberlassung, Einführungs-/ Konfigurationsleistungen, softwarespezifischem Support sowie Schulungen für die Mitarbeitenden der KZVWL. Die KZVWL verfolgt das Ziel, die personalwirtschaftlichen Prozesse organisationsübergreifend auf einer einheitlichen technischen Grundlage abzubilden. Vor dem Hintergrund der bereits bei der Zahnärztekammer Westfalen-Lippe eingesetzten Personalverwaltungssoftware kommt der Sicherstellung einer durchgängigen Kompatibilität und Interoperabilität der eingesetzten Systeme besondere Bedeutung zu. Die zu beschaffende Lösung soll einen einheitlichen Datenbestand, standardisierte Prozesse sowie einen medienbruchfreien Datenaustausch ermöglichen und damit eine einheitliche Systemarchitektur sowie ein konsistentes Betriebsmodell gewährleisten. Hierdurch sollen zusätzliche Schnittstellen, parallele Systemstrukturen sowie hiermit verbundene Integrations-, Migrations-, Schulungs- und Betriebsaufwände vermieden werden. Unter Berücksichtigung der vorstehend dargestellten technischen Anforderungen ist ausschließlich die HRworks GmbH in der Lage, die geforderte Leistung vollständig und funktionsgerecht zu erbringen. Die konkret zu erbringenden Leistungen ergeben sich im Einzelnen aus dem Angebot "Einführung & Miete von HR WORKS PRO" der HRworks GmbH nebst Anlagen. Das vorliegende Vergabeverfahren dient der Bestätigung dieses Angebots. Der Vertrag ist mit Zuschlagserteilung am 29.06.2026 zustande gekommen und hat eine Grundlaufzeit von 24 Monaten (= 2 Vertragsjahre). Er verlängert sich jeweils wiederkehrend um einen weiteren Monat, soweit er nicht monatlich von einer der beiden Parteien gekündigt wird, höchstens aber auf insgesamt 84 Monate ab dem Inkrafttreten des Vertrages (= 7 Vertragsjahre, Höchstlaufzeit).GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH
GSE gGmbHEssenDeadline: Jun 29Die GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; nachfolgend "Auftraggeber") ist ein gemeinnütziges Unternehmen mit Sitz in Essen, das seit über 140 Jahren ein breites Spektrum sozialer Dienstleistungen erbringt. Als Gemeinschaftseinrichtung unter Trägerschaft der Stadt Essen sowie der großen Wohlfahrtsverbände engagiert sich der Auftraggeber für die Betreuung, Förderung und gesellschaftliche Teilhabe von Menschen in besonderen Lebenslagen. Das Leistungsspektrum des Auftraggebers umfasst stationäre und ambulante Pflegeangebote für Seniorinnen und Senioren, differenzierte Wohn- und Betreuungsformen für Menschen mit psychischen Erkranken oder geistigen Behinderungen sowie vielfältigen Hilfen für wohnungslose oder von Wohnungslosigkeit bedrohte Personen. Darüber hinaus betreibt der Auftraggeber an mehreren Standorten in Essen anerkannte Werkstätten für Menschen mit Behinderungen. Mit rund 1.300 qualifizierten Mitarbeitenden in den verschiedenen sozialen Einrichtungen betreut der Auftraggeber aktuell etwa 1.200 Bewohnerinnen und Bewohner in seinen Pflege - und Betreuungseinrichtungen sowie rund 1.600 Menschen mit Behinderung in den Werkstätten. Die breite fachliche Aufstellung und die enge Vernetzung mit kommunalen und sozialen Partnern ermöglichen es dem Auftraggeber, individuell auf die Bedürfnisse der betreuten Menschen einzugehen und eine passgenaue, wertschätzende Unterstützung sicherzustellen. Der Auftraggeber verfolgt mit seiner Strategie "Jahr 2030" eine langfristige Vision zur umfassenden Modernisierung und Digitalisierung der internen Strukturen, Prozesse und technischen Systeme. Ziel ist es, alle Unternehmensbereiche in eine zukunftsfähige IT -Landschaft zu überführen. Diese strategische Ausrichtung bildet die Grundlage für eine leistungsstarke, transparente und serviceorientierte Organisation, die den steigenden fachlichen, gesetzlichen und technologischen Anforderungen nachhaltig gerecht wird. Ein zentrales Vorhaben im Rahmen dieser Digitalstrategie ist die Ablösung des derzeit eingesetzten ERP -Systems. Die aktuell genutzte SAP -Version, auf deren Basis die betriebswirtschaftlichen Prozesse der GSE abgebildet sind, ist zum Jahresende 2027 abgekündigt und stellt damit einen priorisierten Handlungsanlass dar. Die eingesetzten Module FI (Finanzbuchhaltung), CO (Controlling) sowie HCM (Human Capital Management / Personalwirtschaft) bilden wesentliche Funktionen im kaufmännischen und personalbezogenen Kernprozess der Organisation ab und sind tief in die organisatorischen Abläufe eingebettet. Im Rahmen der Neuausrichtung liegt der zentrale Fokus im HR-Bereich auf der Personalabrechnung als priorisiertem Kernprozess. Gleichzeitig verfolgt die GSE das Ziel, die neue HR-Lösung ganzheitlich zu betrachten und perspektivisch möglichst viele Personalprozesse in einem integrierten System abzubilden. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend, die Personalverwaltung, das Bewerbermanagement, die Personalentwicklung sowie Funktionen der Weiterbildung. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz strebt der Auftraggeber an, bestehende "Satellitensysteme" im Bereich HR schrittweise zu reduzieren oder vollständig abzulösen. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, redundante Datenhaltung zu beseitigen, die Datenqualität und -aktualität zu sichern und die Transparenz in sämtlichen HR-Prozessen zu erhöhen. Gleichzeitig wird durch eine konsistente Systemlandschaft die Grundlage geschaffen, aussagekräftige HR-Analysen und Personalkennzahlen bereitzustellen, die das Personalmanagement für die nachhaltige Unternehmensentwicklung einsetzen kann. Die notwendige Systemmigration im Bereich Personalmanagement ist somit nicht nur aus technologischer Sicht, sondern auch aus betriebsstrategischer Perspektive von hoher Bedeutung. Neben der Sicherstellung des Systembetriebs über 2027 hinaus eröffnet sich die Chance, im Zuge der Umstellung Prozesse zu standardisieren, die Benutzerfreundlichkeit zu steigern und die Integration mit weiteren IT-Komponenten zu verbessern. Die Auswahl und Einführung einer neuen ganzheitlichen HR-Lösung stellt daher eines der priorisierten Schlüsselprojekte innerhalb der strategischen Gesamtentwicklung des Auftraggebers bis 2030 dar. Konkretes Ziel des Projekts ist die Auswahl und Einführung einer ganzheitlichen, zukunftssicheren Personalmanagement-Software. Mit der neuen Lösung sollen die HR-Prozesse des Auftraggebers effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher gestaltet werden. Die Software unterstützt das Personalmanagement sowie weitere Beteiligte dabei, administrative Aufgaben zu automatisieren, die Datenqualität zu verbessern und strategische Entscheidungen auf einer fundierten Informationsbasis zu treffen. Im Mittelpunt steht die digitale Abbildung und Unterstützung sämtlicher Kernprozesse des Personalwesens. Durch die neue Lösung sollen bestehende Medienbrüche und redundante Datenhaltung vermieden, die Transparenz in den HR-Prozessen erhöht und auch die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen gewährleistet werden. Zudem eröffnet die zentrale Systemunterstützung die Möglichkeit, HR-Daten gezielt auszuwerten und damit die strategische Steuerung der Organisation zu verbessern. Die zentralen Ziele lassen sich übergreifend wie folgt zusammenfassen: 1. Einführung einer HR-Software 2. Digitale Unterstützung aller wesentlichen HR-Prozesse 3. Höhere Automatisierung von Routineaufgaben und Standardisierung von Prozessen 4. Steigerung von Transparenz, Datenqualität und Reporting -Möglichkeiten 5. Gewährleistung von Datenschutz, Datensicherheit und Compliance 6. Unterstützung strategischer Unternehmenssteuerung durch fundierte Analysen und Kennzahlen 7. Etablierung eines strukturierten und effizienten Supportmodells Im Übrigen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.Einführung eines HR-Systems im Landratsamt Erzgebirgskreis, Referat Personal und Organisation
Landratsamt Erzgebirgskreis Abteilung 2, Referat 23000 Liegenschaften und Zentrale Dienste SG Zentraler Service - ZENTRALE VERGABESTELLEAnnaberg-BuchholzLos 1 - Payroll Im Rahmen eines Projekts zur Digitalisierung der Personalvorgänge wird durch das Landratsamt Erzgebirgskreis die Einführung eines zentralen, cloudbasierten HR-Systems für die Verwaltung ausgeschrieben. Zum aktuellen Zeitpunkt werden verschiedene Fachanwendungen mit einzelnen (manuell erstellten) Datenbanken und Schnittstellen verwendet, welche einen hohen manuellen Pflegeaufwand im Sachgebiet Personal sowie in den Querschnittsreferaten des Landratsamt Erzgebirgskreis verursachen. Der Auftraggeber schreibt die Bereitstellung sowie die Einräumung zeitlich begrenzter Nutzungsrechte an Lizenzen eines cloudbasierten HR-Systems (Personalmanagementsystem) aus, inklusive Implementierungs-, Migrations-, Betriebs-, Support-, Anpassungs- und Schulungsdienstleistungen. Die Leistung soll als SaaS (Software-as-a-Service) für einen Zeitraum von vier Jahren angeboten werden. Es besteht die Option, den Vertrag im Anschluss gem. EVB-IT-Vertrag zu verlängern. Ziel des Projektes ist es, bestehende Insellösungen aus Fachanwendungen (PAISY des Anbieters ADP, KOMMBOSS/KSC des Anbieters GfOP, MATRIX des Anbieters Dormakaba) sowie Eigenlösungen abzulösen, welche durch papierbasierte Verfahren verbunden sind. Diese sollen durch eine effiziente, datenschutzkonforme Plattform ersetzt werden und somit den Digitalisierungsgrad sämtlicher HR-Prozesse nachhaltig erhöhen. Durch die Einführung des HR-Systems sollen Effizienz, Datenqualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Personalabläufe verbessert und ein zukunftsfähiges digitales Personalmanagement im Landratsamt Erzgebirgskreis etabliert werden. Immer wiederkehrende Routineaufgaben, die derzeit umfangreiche manuelle Eingaben der Beschäftigten erfordern, sollen durch Automatisierung effektiver und effizienter erledigt werden. Die HR-Software soll zur digitalen Bewirtschaftung von circa 1.950 Personalfällen im öffentlichen Dienst (tarifliche Beschäftigte und Beamte) eingesetzt werden und eine moderne Mitarbeiterkommunikation über einen integrierten Employee-Self-Service sowie einen Manager-Self-Service ermöglichen. Es soll ein Self-Service-Bereich für alle Mitarbeiter etabliert werden, um personalwirtschaftliche Abläufe wie die Beantragung von Adressänderungen, die Einreichung von Anträgen, Reisekosten u. Ä. zu dezentralisieren, Abläufe zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Das geplante HR-System soll sämtliche personalwirtschaftliche Kernabläufe digital abbilden, darunter insbesondere die Personalstammdatenpflege, die Zeitwirtschaft, die Reisekostenabrechnung, die Personalkosten(hoch)rechnung, statistische Auswertungen sowie die Schnittstellenanbindung zu weiteren Fachverfahren. Es muss Standardauswertungen enthalten und darüber hinaus die Möglichkeit bieten, individuelle Berichte zu erstellen. Zudem sollen die Organisation von Terminen und die Überwachung von variablen Änderungsdaten mit individuellen Wiedervorlagefunktionen in Form von Checklisten möglich sein. Es wird derzeit die Beschaffung von max. zwei spezialisierten HR-Lösungen beabsichtigt, zum einen für die Entgelt- und Bezügeabrechnung (Payroll, Los 1) und zum anderen für das Personalmanagement (Los 2). Die Payroll (Entgelt- und Bezügeabrechnung) soll vollständig oder teilweise in das HR-System integriert bzw. als ein ausgelagertes Payroll-System an das HR-System angebunden werden. Es ist erforderlich, dass dem Personalmanagementsystem als weitere Komponente ein Zeitwirtschaftsmodul umfasst. Um eine Kompatibilität zwischen dem Modul Zeiterfassung und den Zeiterfassungsterminals zu garantieren, erfolgt eine an das Modul Zeiterfassung gebundene Ausschreibung von neuen Zeiterfassungsterminals durch das Los 3. Diese Ausschreibung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Bei unterschiedlichen Systemen sollen bereits vom Anbieter programmierte und erprobte Schnittstellen zu einer abgestimmten und zusammenwirkenden Softwarelandschaft führen. Zudem sollen die HR-Software modular aufgebaut sein und um verschiedene Module wie Reisekostenabrechnung, Personalentwicklung, Stellenplan usw. zeitlich gestaffelt implementiert zu können. Die neue Entgelt- und Bezügeabrechnung für tariflich Beschäftigte und Beamte soll das derzeit eingesetzte System PAISY des Anbieters ADP zum 01.01.2027 ersetzen. Die neue Personalmanagementsoftware soll die bestehenden Systeme zum 01.01.2028 vollständig ablösen. Im Rahmen einer Projektbetreuung durch den Bieter wird ein Projektplan bzgl. der Implementierung in Absprache mit dem Landratsamt Erzgebirgskreis erstellt und umgesetzt. Dabei ist die außer Betrieb Stellung der Altanwendungen KOMMBOSS/KSC der GfoP, MATRIX von Dormakaba sowie der Eigenlösungen zu berücksichtigen. Die Daten der bestehenden Softwaresysteme sind durch den Auftragnehmer vollständig in das neue System zu migrieren. Zudem ist eine Schnittstelle zum im Haus eingesetzten System SASKIA.H2R bereitzustellen. Idealer Weise sollen dabei gemäß dem „Once-Only-Prinzip“ alle erforderlichen Daten der Beschäftigten nur an einer zentralen Stelle, also einer gemeinsamen Datenbank, gepflegt werden. Alternativ sollen bei getrennten Datenbanken die erforderlichen Daten über einen Echtzeit-Datenabgleich oder wenn dies nicht möglich, über zeitnahen, regelmäßigen, automatisierten Datenaustausch per Schnittstelle eine wechselseitige, einheitliche Datenbearbeitung zwischen den gekoppelten Systemen ohne divergierende Dateninhalte ermöglichen. Gleichzeitig ist der Umstieg von der Papier- zur digitalen Personalakte geplant. Aus dem HR-System sollen Dokumente und Serienbriefe erstellt werden können, welche durch Platzhalterfunktionen mit variablen Daten automatisch befüllt und in der im Haus genutzten E-Akte (Dokumentenmanagementsystem VIS) abgelegt werden. Eine detaillierte Übersicht zu den Muss- und Kann-Kriterien sind in der Leistungsbeschreibung enthalten.
Frequently asked questions about this tender
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- The submission deadline is 31. Juli 2026.
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- The contracting authority is Stadt Coburg - Beschaffungsamt.
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- Typically you need the service description, proof of eligibility, deadline notes and possibly form sheets. On Auftrag One these items are displayed in prioritized order.