Kemptener Kommunalunternehmen (KKU)KemptenTED
Digitalisierung von KKU-Akten im Bereich Wasser/Abwasser
Digitalisierung von analogen KKU-Akten im Bereich Wasser/Abwasser. Der Leistungsumfang umfasst den Transport, die Vorbereitung, das Scannen, die OCR-Volltexterkennung, Indexierung und Qualitätssicherung. Die digitalen Unterlagen werden bereitgestellt, während die Originalakten datenschutzkonform vernichtet oder zurückgeführt werden.
Submission deadline: June 08, 2026 (expired)Type: Tender
Document Management
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Digitalisierung von analogen KKU-Akten im Bereich Wasser/Abwasser. Der Leistungsumfang umfasst den Transport, die Vorbereitung, das Scannen, die OCR-Volltexterkennung, Indexierung und Qualitätssicherung. Die digitalen Unterlagen werden bereitgestellt, während die Originalakten datenschutzkonform vernichtet oder zurückgeführt werden.
- Tender type:
- Tender
- Contracting authority:
- Kemptener Kommunalunternehmen (KKU)
- Published:
- April 27, 2026
- Deadline:
- June 08, 2026
- Topic:
- Document Management
Tender description
Digitalisierung von analogen KKU-Akten im Bereich Wasser/Abwasser. Der Leistungsumfang umfasst den Transport, die Vorbereitung, das Scannen, die OCR-Volltexterkennung, Indexierung und Qualitätssicherung. Die digitalen Unterlagen werden bereitgestellt, während die Originalakten datenschutzkonform vernichtet oder zurückgeführt werden.
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8- Kemptener Kommunalunternehmen (KKU)
Digitalisierung von KKU-Akten im Bereich Wasser/Abwasser
Gegenstand des Auftrags ist die Digitalisierung von analogen KKU-Akten einschließlich Transport, Vorbereitung, Scan, OCR-Volltexterkennung, Indexierung, Qualitätssicherung, Bereitstellung der digitalen Unterlagen sowie datenschutzkonformer Vernichtung bzw. Rückführung einzelner Akten. - Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP
Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Monatliche Digitalisierung und Vernichtung von Papierakten im Schwerbehindertenverfahren an vier Standorten in Rheinland-Pfalz (Koblenz, Mainz, Landau, Trier). Ca. 312.000 Blatt aus 2.400 Akten werden gescannt und digital bereitgestellt. Papierakten werden nach zwei Monaten datenschutzkonform vernichtet. Abrechnung nach gescannter Blattzahl. Keine Rückführung der Akten. - Stadtwerke Bonn GmbHBonn
Rahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen von Akten
Gegenstand der Leistungen - Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn - Dokumentenvorbereitung einschließlich Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten - Digitalisierung von Standardakten, komplexen Akten sowie Großformaten bis mindestens DIN A0 - Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung und Bereitstellung durchsuchbarer PDF/A-Dateien - Sichere Archivierung der Originalakten sowie optional datenschutzkonforme Vernichtung - Scan-on-Demand-Leistungen mit kurzfristiger Bereitstellung einzelner Akten - Dokumentation, Qualitätskontrolle und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte Umfang und Struktur der Aktenbestände Der Rahmenvertrag umfasst konzernweit voraussichtlich rund 40.000 Akten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 16 Millionen Seiten. Die Akten weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und enthalten neben klassischen DIN-A4-Unterlagen auch Sonderformate, Kleinbelege, technische Zeichnungen sowie Großformate. Die Beauftragung erfolgt chargenweise über mehrere Jahre hinweg. - Stadtwerke Bonn GmbHBonnDeadline: Jul 06
Rahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen von Akten
Gegenstand der Leistungen - Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn - Dokumentenvorbereitung einschließlich Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten - Digitalisierung von Standardakten, komplexen Akten sowie Großformaten bis mindestens DIN A0 - Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung und Bereitstellung durchsuchbarer PDF/A-Dateien - Sichere Archivierung der Originalakten sowie optional datenschutzkonforme Vernichtung - Scan-on-Demand-Leistungen mit kurzfristiger Bereitstellung einzelner Akten - Dokumentation, Qualitätskontrolle und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte Umfang und Struktur der Aktenbestände Der Rahmenvertrag umfasst konzernweit voraussichtlich rund 40.000 Akten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 16 Millionen Seiten. Die Akten weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und enthalten neben klassischen DIN-A4-Unterlagen auch Sonderformate, Kleinbelege, technische Zeichnungen sowie Großformate. Die Beauftragung erfolgt chargenweise über mehrere Jahre hinweg. - Bezirk MittelfrankenAnsbachDeadline: Apr 30
Digitalisierung von Sozialakten für den Bezirk Mittelfranken
Digitalisierung von ca. 14.850.000 Blatt Papier (ca. 1.781 lfd. Meter) der Sozialverwaltung des Bezirks Mittelfranken durch ersetzendes Scannen gemäß BSI TR-03138. Die Leistung umfasst die Abholung und den Transport der Akten beim Auftraggeber, die Vorbereitung, das Scannen, den Datenexport sowie die anschließende datenschutzkonforme Vernichtung der Papierunterlagen. - Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.MünchenDeadline: Jul 06
Digitalisierung physische Archive
Die Leistung umfasst insbesondere: -Ausräumen, Verpacken, Transport, Zwischenlagerung und Rücktransport von ausgewählten Beständen, -fachgerechte Vorbereitung und Digitalisierung der Unterlagen, -Indexierung und Metadatenerfassung, -Bereitstellung der Digitalisate in standardisierten, systemneutralen Formaten, -qualitätsgesicherte Durchführung des Gesamtprozesses einschließlich Pilotphase, -datenschutzkonforme Vernichtung der hierfür vorgesehenen Unterlagen. Ziel des Projekts ist die vollständige Digitalisierung der Bestände, um diese strukturiert, dauerhaft nutzbar und anhand definierter Indexwerte recherchierbar bereitzustellen. Die Ergebnisse müssen: -fachlich vollständig und korrekt sein, -in durchsuchbaren (OCR), standardkonformen Formaten (PDF/A 2b, optional TIFF) vorliegen, -mit definierten Metadaten und Indexwerten angereichert sein, -systemneutral und medienbruchfrei in nachgelagerte Systeme (z. B. SAP, Office Anwendungen) überführbar sein, -nachvollziehbar, prüfbar und qualitätsgesichert erzeugt werden. - Digitalisierung PapierunterlagenHoppegartenDeadline: Jul 01
Interessenbekundungsverfahren - Digitalisierung Papierunterlagen - Region Süd
Leistungsgegenstand: Scandienstleistung - Digitalisierung von Papierunterlagen (Pläne, historische Dokumente, Schriftstücken, etc.) Leistungsinhalt: Der zu beauftragende Reproservice umfasst das Scannen, Digitalisierung und Aufbereitung bereitgestellter und vorsortierter Bauwerksakten u. a. mit historischen Dokumenten von Bauwerken in der Zuständigkeit des Landes Brandenburg. Leistungsumfang: Digitalisierung von Dokumenten im Format A4 bis A5 in Schwarz-Weiß (bei Erfordernis Farbe), sowie A3 bis A0 in Farbe, zusätzlich Sonderformate / Zwischenformate ("Wildformate") und nicht normierte Abmessungen, Erstellung durchsuchbarer digitaler Dateien (OCR-Erkennung), strukturierte Ablage und Benennung der Dateien nach Vorgaben des Auftraggebers. Die digitale Bereitstellung erfolgt in elektronisch durchsuchbarer Form. Geschätztes Leistungsvolumen: DIN A5-A4 (35.000), A3-A0 incl. Zwischenformate (3.000). Eine genauere Quantifizierung ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht abschließend möglich. Zustand: teilweise gealtert, handschriftlich, empfindlich Rahmenbedingungen: Leistungsort (Abholung / Liefern): Cottbus, Leistungszeitraum: 2026/27, Vertraulicher Umgang mit den Unterlagen sowie DSGVO-konforme Verarbeitung werden vorausgesetzt. - Amt für Abfall, Wasser, Energie & Luft, Baudirektion Kanton ZürichZürichDeadline: Aug 13
Digitalisierung Vollzug Umweltrecht, Scannen von Akten der laufenden Ablage
Das AWEL ist für den Vollzug verschiedener Aspekte des Umweltrechts im Kanton Zürich zuständig (www.awel.zh.ch). Im Rahmen dieser Tätigkeit führt das AWEL Geschäftsfalldossiers, die sich während Jahrzehnten in der laufenden Ablage befinden können. Durch die Umstellung auf die digitale Dossierführung liegen diese Dossiers nun in hybrider Form vor. Als Vorbereitung auf das vorliegende Vorhaben hat das AWEL ein umfassendes Inventar aller physischen Ablagen erstellt. Dieses umfasst über 800 Aktenpositionen mit einem Umfang von 2900 Laufmetern, die sich auf 18 Räume an 3 Standorten (alle in Zürich) verteilen. Die Akten wurden kategorisiert und nicht mehr benötigte Akten dem Staatsarchiv ZH abgeliefert oder vernichtet. Die jetzt noch vorhandenen Bestände (rund 1500 Laufmeter) befinden sich überwiegend in einem geordneten Zustand (s.u.) und gehören zur laufenden Ablage des AWEL. Da diese Akten teilweise noch während Jahrzehnten benötigt werden, sollen sie wo sinnvoll gescannt werden. Akten:Die Akten bestehen aus physischen Dossiers in Hängeregistern, Archivschachteln und Papiermappen. Sie enthalten Einzeldokumente, geheftete Dokumente, gebundene Dokumente, verklebte Dokumente, Pläne unterschiedlicher Formate (auch grosse), Notizzettel, Entwürfe und Visumskopien, Kopien und Durchschläge. Sie stammen aus einem Zeitraum von ca. 1900 bis 2020, mit einem Fokus auf den Zeitraum von 1990 bis 2010. Speziell die älteren Unterlagen (Pläne, Durchschläge etc.) können empfindlich sein (sehr dünnes oder brüchiges Papier), alte Dokumente sind allenfalls vergilbt, alte Kopien teilweise verschmiert und nicht mehr einfach lesbar. Im Allgemeinen befinden sich die Akten aber in einem guten, strukturierten Zustand, einzelne Dossiers müssen aufgeräumt / geordnet werden, um die einzelnen Verfahren sauber abbilden zu können. Es sind keine Wasser- oder Brandschäden oder Schädlingsbefall bekannt. Die meisten Dokumente liegen im A4 (oder etwas kleiner vor), das Verhältnis von Textdokumenten zu Bild-/Plandokumenten beträgt 80% : 20% (+/-10%, auch abhängig von der Aktenposition). Die Ablage in den Dossiers erfolgte grundsätzlich chronologisch. Das AWEL stellt Fachspezialisten zur Verfügung, welche die Auftragnehmerin in die Logik der zu bearbeitenden Aktenpositionen einarbeitet und für Rückfragen zur Verfügung stehen. Logistik:Die zu scannenden Akten werden vom AWEL selektiert und in Umzugskisten bereitgestellt. Das AWEL übernimmt die Zustellung der Akten zur Anbieterin in einem Umkreis von maximal 50 km um den Standort Walcheplatz, Zürich. Transporte über diesen Radius hinaus sind von der Anbieterin auszuweisen und als Teil des Angebots zu offerieren. Es ist von mehreren Transport-Tranchen auszugehen, da es nicht möglich ist, sämtliche Akten in einem Arbeitsschritt bereitzustellen. Es kann mit einer Lieferung pro 150 Laufmeter Akten gerechnet werden. Transportkosten sind in der Offerte separat auszuweisen. Arbeitsschritte:1. Entfernung nicht relevanter Notizzettel (eigene Einschätzung der Anbieterin) und Kopien (meist mit Stempel markiert)2. Öffnen aller Heftungen, Klebungen, Bindungen etc.3. Scannen (Anforderungen siehe unten)4. Ablage in strukturierter Form (siehe unten)5. Übergabe in elektronischer Form als Transfer oder via Datenträger Anforderungen an den Scan:Dokumente als PDF/A-2 oder PDF/A-3 (inkl. Fotos und Bildern, die Teil der Dokumente sind), mind. 200 dpi, farbig, 24 Bit Farbtiefe, OCR nach Absprache. Dokumente mit schlechter Lesbarkeit in höherer Auflösung.Pläne und reine Bildscans im tiff, optional png-Format, mind 300 dpi, farbig, 24 Bit FarbtiefeDie technischen Details können nach Auftragserteilung gemeinsam mit der Auftraggeberin noch optimiert werden. Ablage / Dateimanagement:Akten sind in der Regel mit Papier- oder Kartonmappen zusammengefasst (Aktenthek), es wird zwischen Sach- und Vorgangsakten unterschieden (mehrere Vorgangsakten bilden eine Sachakte). Ma
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