Bundesgesellschaft für Endlagerung mbH (BGE)PeineTED
Elektronisches Dokumentenmanagement
Gegenstand der Ausschreibung ist die Unterstützung bei der Reorganisation des Dokumentenmanagements und bei der Einführung einer Vorgangsbearbeitung mit ELO/eAkte. Ziel ist der Weiterbetrieb des bestehenden ELO-Systems, Implementierung neuer Funktionen und Erweiterung um das Modul eAkte für elektronische Vorgangsbearbeitung. Alte Ablagest...
Type: Tender
Document Management
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- Bundesgesellschaft für Endlagerung mbH (BGE)
- Published:
- May 26, 2026
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- Not specified
- Topic:
- Document Management
Tender description
Gegenstand der Ausschreibung ist die Unterstützung bei der Reorganisation des Dokumentenmanagements und bei der Einführung einer Vorgangsbearbeitung mit ELO/eAkte. Ziel ist der Weiterbetrieb des bestehenden ELO-Systems, Implementierung neuer Funktionen und Erweiterung um das Modul eAkte für elektronische Vorgangsbearbeitung. Alte Ablagestrukturen sollen zu einer datenschutzkonformen, einheitlichen Dokumentationsstruktur migriert werden, die prozess- und projektorientierte Zusammenarbeit unterstützt. Die Ausschreibung umfasst nicht das elektronische Endlagerarchiv.
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8Elektronisches Dokumentenmanagement (iDMS)
Bundesgesellschaft für Endlagerung mbH (BGE)PeineGegenstand der Ausschreibung ist die Unterstützung bei der Reorganisation des Dokumentenmanagements und bei der Einführung einer Vorgangsbearbeitung mit ELO/eAkte. Ziel ist es, das bestehende ELO-System weiter zu betreiben, neue Funktionen zu implementieren und um das Modul eAkte für die elektronische Vorgangsbearbeitung zu erweitern. Die bisherigen ELO-Ablagestrukturen sollen zu einer datenschutzkonformen, einheitlichen Dokumentationsstruktur für technische und Querschnittsbereiche migriert werden, die eine prozess- und projektorientierte Zusammenarbeit unterstützt. Die Ausschreibung umfasst die drei Säulen: Elektronische Ablage, Elektronische Vorgangsbearbeitung und Elektronisches Endlagerarchiv (letzteres ist nicht Bestandteil).Vorgangsbearbeitung mit ELO/eAkte (Projekt BGEconnect)
Bundesgesellschaft für Endlagerung mbH (BGE)PeineDie Funktionalität für eine elektronische Ablage, einer elektronischen Vorgangsbearbeitung und einem elektronischen Endlagerarchiv wird durch verschiedene IT-Systeme hergestellt, die teilweise abhängig sind. Manche Bestandteile wurden bisher nur in einzelnen Organisationseinheiten eingeführt, aber nicht durchgängig genutzt. Zusätzlich existieren Probleme bei der Berechtigungsvergabe. Die Abbildung des Integrierten Dokumentenmanagementsystems (iDMS) erfolgt derzeit in drei Säulen: 1. Säule Elektronische Ablage 2. Säule Elektronische Vorgangsbearbeitung 3. Säule Elektronisches Endlagerarchiv (Kein Bestandteil dieser Ausschreibung) In der ersten Säule wird zurzeit hauptsächlich das System ELO genutzt, sowie weitere Systeme wie z.B. Fileserver, OwnCloud, etc. Aufgrund der Historie sind sowohl die Datenstrukturen als auch die Zugriffsberechtigungen teilweise nicht den geänderten Organisationsstrukturen und Prozessänderungen angepasst worden. Die Elektronische Vorgangsbearbeitung (2. Säule) mit dem ELO Modul eAkte (ELO Business Solution Public Sector) wird derzeit nur in einem einzigen Bereich der BGE verwendet. Zielsetzung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Unterstützung bei der Reorganisation des Dokumentenmanagements und bei der Einführung einer Vorgangsbearbeitung mit ELO/eAkte. Ziel des Projektes ist es das bestehende ELO-System weiter zu betreiben, neue notwendige Funktionen zu implementieren und um das Modul eAkte für die elektronische Vorgangsbearbeitung zu erweitern. Des Weiteren sollen die bisherigen (ELO-)Ablagestrukturen zu einer datenschutzkonformen BGE-einheitlichen, neuen Dokumentationsstruktur für technische und Querschnittsbereiche migriert werden, welche eine prozess- und projektorientierte Zusammenarbeit über Bereichs- und Unternehmensgrenzen hinweg unterstützt. Neben teilweise bestehenden gesetzlichen Pflichten zur Einführung einer Vorgangsbearbeitung existiert auch die fachliche Notwendigkeit, eine Vorgangsbearbeitung in anderen Bereichen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe einzusetzen. Ein wesentliches Ziel dieses Projekts ist es, Entscheidungen und Entscheidungswege digital transparenter darzustellen und zu dokumentieren. Es besteht ein wachsender Bedarf an Steuerung, Vereinheitlichung, Effizienz und Transparenz aufgrund der zunehmenden Komplexität der Aufgaben. Auf Grund der Wesentlichkeit der Aufgabenstellung für die BGE hat die Leistungserbringung durch einen, erfahrenen und fachkundigen Partner bzw. Projektleiter des Auftragnehmers zu erfolgen.81322916-Beratung, Implementierung und Inbetriebnahme von SAP Concur in 60 Ländern-Rollout auf einem bestehenden Global Template
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHDie GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das ERP-System umfasst die Standardkomponenten Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen (Bilanz und Jahresabschluss) sowie Beschaffung, aber auch das von der GIZ eigenentwickelte Projektbearbeitungssystem PBS zur Unterstützung des GIZ-Kernprozesses Auftrags-management (Portfolio- und Projektmanagement). Für das aktuelle System wurde vom Hersteller SAP das Wartungsende angekündigt; danach werden von SAP keine gesetzlich notwendigen Updates sowie Sicherheits-Updates mehr bereitgestellt. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System SAP ECC V6.0 auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis - zwischen den beiden Systemen liegen mehr als 10 Jahre - gebracht. Dieses ermöglicht der GIZ im Rahmen der Umstellung einen Neuaufbau der Prozess- und IT-Landschaft mit dem Ziel, durchgängige und weitestgehend systembruchfreie Geschäftsprozesse zu implementieren. Mit der Umstellung des SAP ERP-Systems auf S/4HANA verfolgt die GIZ im Rahmen der Unternehmensstrategie zudem das Ziel, wesentliche Geschäftsprozesse zu optimieren, zu standardisieren und zu digitalisieren. Integrierte Systemlösungen, die für eine reibungslose Kommunikation, einen durchgängigen Informationsfluss und eine einheitliche Datenhaltung bei den Geschäftsprozessen sorgen, werden abgebildet und für alle Beschäftigtengruppen gemäß ihrer zugeordneten Rolle und Funktion weltweit nutzbar gemacht. Die Implementierungsstrategie basiert daher auf einem Greenfieldansatz; d.h. die ERP-gestützten Prozesse werden neu implementiert und dabei wird auf eine bestmögliche Abdeckung mittels branchenüblicher Standard-Geschäftsprozesse geachtet. Dazu wurde in 2020 das Projekt LSS (Large Scale Solution) S4GIZ gestartet. Im Rahmen des oben beschriebenen Projekts LSS S4GIZ wird ein Vergabeverfahren für die Erbringung von Dienstleistungen zur Beratung und Unterstützung der GIZ durchgeführt. Es geht dabei im Rahmen eines weltweiten Rollouts von SAP Concur um die Implementierung von SAP Concur in ca. 60 Ländern. Damit soll der bereits begonnene Rollout fortgeführt werden. Die Vergabe der Leistungen erfolgt in Form einer Rahmenvereinbarung. Die genaue Ausgestaltung der Leistungsinhalte erfolgt mit den jeweiligen Einzelabrufen. Näheres regeln die Vertragsunterlagen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind. Sämtliche zur Implementierung des S/4HANA-Systems notwendigen Lizenzen sind nicht Teil dieses Vergabeverfahrens und werden durch den Auftraggeber gestellt. Insbesondere bei den folgenden Aufgabenbereichen wird Beratung und Unterstützung notwendig werden: Implementierung von SAP Concur in ca. 60 Ländern - Fortführung der bisherigen Implementierungen ab Anfang der 4. Welle - Beratung und Unterstützung bei der Implementierung und Inbetriebnahme von SAP Concur in 60 außereuropäischen Ländern mit komplexen spezifischen regulatorischen Umständen, unter Nutzung der bisherigen Erfahrungen, Global Templates und Country Design Documents. insbesondere in den Bereichen: o Prozess- und Anforderungsanalyse o Konzeption fachlicher und technischer Bedarfe o Konfiguration und Customizing o Gestufter Rollout o Module: Request (Reiseanträge) und Expense (Reisekostenabrechnung) sowie höchstwahrscheinlich Travel (Reisebuchung) o Unterstützung bei der Entwicklung weiterer Concur basierter Services o Unterstützung bei Integration in S/4HANA o Unterstützung in den Hypercare-Phasen o Unterstützung bei der Systemdokumentation o Unterstützung im Projektmanagement Die Schätz- und Höchstmenge des Rahmenvertrages für diese Ausschreibung beträgt 500 Fachkrafttage, zuzüglich und einer Anzahl an Inlandsreisen in Höhe von 100 nach Eschborn und Bonn und einem Reisekostenbudget für Auslandsreisen iHv 20.000 EUR.Bereitstellung, Implementierung und Betrieb eines Systems zur Unterstützung von Governance-, Risk- und Compliance-Management-Prozessen GRC-Tool als SaaS-Lösung
Investitionsbank Schleswig-HolsteinKielDeadline: Aug 17Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Implementierung und der Betrieb eines webbasierten Systems (Software-as-a-Service, SaaS) zur Unterstützung und Steuerung von Governance-, Risiko- und Compliance-Prozessen der Auftraggeberin. Das System soll insbesondere die GRC-Funktionen in den Bereichen Zentrales Auslagerungsmanagement (ZAM), Business Continuity Management (BCM), Informationssicherheitsmanagement (ISM) sowie im Kontext der Risiko-Steuerung im Bereich Non-Financial Risk (NFR) unterstützen und eine konsistente sowie nachvollziehbare Bearbeitung dieser Funktionen ermöglichen. Die Implementierung umfasst die fachliche und technische Einführung des Systems in die bestehende Systemlandschaft der Auftraggeberin. Hierzu gehört die Einbindung bestehender Systeme und Datenquellen sowie die Einrichtung und Abstimmung der erforderlichen Datenströme. Dies beinhaltet insbesondere die Definition von Datenmodellen, Schnittstellenformaten sowie die Festlegung von Integrationsmechanismen (z. B. API-basierte Anbindung oder auch strukturierte Datenimporte), einschließlich der Abstimmung von Datenfrequenzen, Verantwortlichkeiten und Fehlerbehandlungsprozessen. Die Datenbereitstellung erfolgt derzeit in wesentlichen Teilen über strukturierte Datenimporte (z. B. Datei-Upload). Gleichzeitig muss das System grundsätzlich auch die Möglichkeit zur Anbindung über standardisierte API-basierte Schnittstellen bieten. Dies gilt insbesondere für Systeme zur Verwaltung von Prozessen und IKT-Systemen sowie für Systeme zur Verwaltung von IKT-Assets und Konfigurationsdaten. Auch für Systeme, die derzeit noch nicht schnittstellenfähig sind, ist perspektivisch eine Integration vorzusehen. Für die technische Integration sind gängige Standards (z. B. REST-basierte Schnittstellen unter Nutzung von HTTPS) zu unterstützen; die Verarbeitung strukturierter Datenimporte (z. B. CSV, Excel) muss validiert, nachvollziehbar protokolliert und wiederholbar ausführbar sein. Dabei ist insbesondere eine priorisierte, bidirektionale Integration der CMDB ServiceNow vorgesehen, während weitere Systeme initial über eine manuelle Datenbereitstellung (Upload/Download) angebunden werden sollen. Das angebotene GRC-System muss bestehende datenhaltende Systeme der Auftraggeberin als Datenquellen anbinden und deren Informationen im GRC-Kontext nutzbar machen können. Eine Ablösung dieser Systeme darf für die Nutzung des GRC-Systems nicht erforderlich sein. Das GRC-System soll hierbei als zentrale Steuerungs- und Auswertungsplattform für GRC-relevante Informationen agieren. Weiterhin muss das System in der Lage sein, Beziehungen zwischen unterschiedlichen Datenobjekten (z. B. IKT-Assets, Prozesse, Risiken, Dienstleister) systemseitig abzubilden und für Auswertungen, Analysen sowie regulatorische Nachweise nutzbar zu machen. In den folgenden Abschnitten sind die Anforderungen zusammenfassend beschrieben. Eine vollumfängliche und detaillierte Auflistung aller Anforderungen findet sich im Lastenheft.Einführung eines HR-Systems im Landratsamt Erzgebirgskreis, Referat Personal und Organisation
Landratsamt Erzgebirgskreis Abteilung 2, Referat 23000 Liegenschaften und Zentrale Dienste SG Zentraler Service - ZENTRALE VERGABESTELLEAnnaberg-BuchholzLos 1 - Payroll Im Rahmen eines Projekts zur Digitalisierung der Personalvorgänge wird durch das Landratsamt Erzgebirgskreis die Einführung eines zentralen, cloudbasierten HR-Systems für die Verwaltung ausgeschrieben. Zum aktuellen Zeitpunkt werden verschiedene Fachanwendungen mit einzelnen (manuell erstellten) Datenbanken und Schnittstellen verwendet, welche einen hohen manuellen Pflegeaufwand im Sachgebiet Personal sowie in den Querschnittsreferaten des Landratsamt Erzgebirgskreis verursachen. Der Auftraggeber schreibt die Bereitstellung sowie die Einräumung zeitlich begrenzter Nutzungsrechte an Lizenzen eines cloudbasierten HR-Systems (Personalmanagementsystem) aus, inklusive Implementierungs-, Migrations-, Betriebs-, Support-, Anpassungs- und Schulungsdienstleistungen. Die Leistung soll als SaaS (Software-as-a-Service) für einen Zeitraum von vier Jahren angeboten werden. Es besteht die Option, den Vertrag im Anschluss gem. EVB-IT-Vertrag zu verlängern. Ziel des Projektes ist es, bestehende Insellösungen aus Fachanwendungen (PAISY des Anbieters ADP, KOMMBOSS/KSC des Anbieters GfOP, MATRIX des Anbieters Dormakaba) sowie Eigenlösungen abzulösen, welche durch papierbasierte Verfahren verbunden sind. Diese sollen durch eine effiziente, datenschutzkonforme Plattform ersetzt werden und somit den Digitalisierungsgrad sämtlicher HR-Prozesse nachhaltig erhöhen. Durch die Einführung des HR-Systems sollen Effizienz, Datenqualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Personalabläufe verbessert und ein zukunftsfähiges digitales Personalmanagement im Landratsamt Erzgebirgskreis etabliert werden. Immer wiederkehrende Routineaufgaben, die derzeit umfangreiche manuelle Eingaben der Beschäftigten erfordern, sollen durch Automatisierung effektiver und effizienter erledigt werden. Die HR-Software soll zur digitalen Bewirtschaftung von circa 1.950 Personalfällen im öffentlichen Dienst (tarifliche Beschäftigte und Beamte) eingesetzt werden und eine moderne Mitarbeiterkommunikation über einen integrierten Employee-Self-Service sowie einen Manager-Self-Service ermöglichen. Es soll ein Self-Service-Bereich für alle Mitarbeiter etabliert werden, um personalwirtschaftliche Abläufe wie die Beantragung von Adressänderungen, die Einreichung von Anträgen, Reisekosten u. Ä. zu dezentralisieren, Abläufe zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Das geplante HR-System soll sämtliche personalwirtschaftliche Kernabläufe digital abbilden, darunter insbesondere die Personalstammdatenpflege, die Zeitwirtschaft, die Reisekostenabrechnung, die Personalkosten(hoch)rechnung, statistische Auswertungen sowie die Schnittstellenanbindung zu weiteren Fachverfahren. Es muss Standardauswertungen enthalten und darüber hinaus die Möglichkeit bieten, individuelle Berichte zu erstellen. Zudem sollen die Organisation von Terminen und die Überwachung von variablen Änderungsdaten mit individuellen Wiedervorlagefunktionen in Form von Checklisten möglich sein. Es wird derzeit die Beschaffung von max. zwei spezialisierten HR-Lösungen beabsichtigt, zum einen für die Entgelt- und Bezügeabrechnung (Payroll, Los 1) und zum anderen für das Personalmanagement (Los 2). Die Payroll (Entgelt- und Bezügeabrechnung) soll vollständig oder teilweise in das HR-System integriert bzw. als ein ausgelagertes Payroll-System an das HR-System angebunden werden. Es ist erforderlich, dass dem Personalmanagementsystem als weitere Komponente ein Zeitwirtschaftsmodul umfasst. Um eine Kompatibilität zwischen dem Modul Zeiterfassung und den Zeiterfassungsterminals zu garantieren, erfolgt eine an das Modul Zeiterfassung gebundene Ausschreibung von neuen Zeiterfassungsterminals durch das Los 3. Diese Ausschreibung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Bei unterschiedlichen Systemen sollen bereits vom Anbieter programmierte und erprobte Schnittstellen zu einer abgestimmten und zusammenwirkenden Softwarelandschaft führen. Zudem sollen die HR-Software modular aufgebaut sein und um verschiedene Module wie Reisekostenabrechnung, Personalentwicklung, Stellenplan usw. zeitlich gestaffelt implementiert zu können. Die neue Entgelt- und Bezügeabrechnung für tariflich Beschäftigte und Beamte soll das derzeit eingesetzte System PAISY des Anbieters ADP zum 01.01.2027 ersetzen. Die neue Personalmanagementsoftware soll die bestehenden Systeme zum 01.01.2028 vollständig ablösen. Im Rahmen einer Projektbetreuung durch den Bieter wird ein Projektplan bzgl. der Implementierung in Absprache mit dem Landratsamt Erzgebirgskreis erstellt und umgesetzt. Dabei ist die außer Betrieb Stellung der Altanwendungen KOMMBOSS/KSC der GfoP, MATRIX von Dormakaba sowie der Eigenlösungen zu berücksichtigen. Die Daten der bestehenden Softwaresysteme sind durch den Auftragnehmer vollständig in das neue System zu migrieren. Zudem ist eine Schnittstelle zum im Haus eingesetzten System SASKIA.H2R bereitzustellen. Idealer Weise sollen dabei gemäß dem „Once-Only-Prinzip“ alle erforderlichen Daten der Beschäftigten nur an einer zentralen Stelle, also einer gemeinsamen Datenbank, gepflegt werden. Alternativ sollen bei getrennten Datenbanken die erforderlichen Daten über einen Echtzeit-Datenabgleich oder wenn dies nicht möglich, über zeitnahen, regelmäßigen, automatisierten Datenaustausch per Schnittstelle eine wechselseitige, einheitliche Datenbearbeitung zwischen den gekoppelten Systemen ohne divergierende Dateninhalte ermöglichen. Gleichzeitig ist der Umstieg von der Papier- zur digitalen Personalakte geplant. Aus dem HR-System sollen Dokumente und Serienbriefe erstellt werden können, welche durch Platzhalterfunktionen mit variablen Daten automatisch befüllt und in der im Haus genutzten E-Akte (Dokumentenmanagementsystem VIS) abgelegt werden. Eine detaillierte Übersicht zu den Muss- und Kann-Kriterien sind in der Leistungsbeschreibung enthalten.Beschaffung einer cloudbasierten Workforce-Management-Lösung (SaaS) für die Wassermessung bei HMABURG WASSER
Hamburger Wasserwerke GmbHHamburgDeadline: Aug 15HAMBURG WASSER ist ein Betreiber kritischer Infrastruktur im Bereich der Wasserver- und Abwasserentsorgung und betreibt eine verteilte IT-Systemlandschaft sowie mobile Arbeitsprozesse im Bereich der Wassermessung. Ziel der Markterkundung: HAMBURG WASSER beabsichtigt, im Laufe des Jahres 2027 ein europaweites Vergabeverfahren zur Einführung einer cloudbasierten Workforce-Management-Lösung (Software as a Service – SaaS) durchzuführen. Ziel ist die Digitalisierung und Optimierung der Planung, Steuerung, Durchführung und Dokumentation von Arbeitsaufträgen im Bereich der Wassermessung. Die Arbeitsaufträge basieren auf den Geschäftsprozessen der Geräteverwaltung und Abrechnung in SAP Utilities (SAP IS-U). Die bestehende Systemunterstützung ist heterogen und bietet Potenziale zur weiteren Digitalisierung und Optimierung. Das führende System für die fachlichen Prozesse ist SAP Utilities. Die Markterkundung dient dazu, einen Überblick über verfügbare Lösungen und Anbieter sowie unterschiedliche funktionale, technische und organisatorische Ansätze zu gewinnen. Insbesondere sollen Erkenntnisse gewonnen werden zu: • Lösungsansätzen im Workforce-/Field Service Management • Unterstützung von Prozessen im Metering-Umfeld • Integrationsmöglichkeiten (z. B. SAP S/4 HANA Utilities, Sales and Service Cloud v2) • Betriebs- und Supportmodellen • Lizenz- und Kostenstrukturen • Skalierbarkeit und Mengengerüsten • Sicherheitskonzepten und Zertifizierungen • Einführungs- und Migrationsansätzen Die Markterkundung dient ausschließlich der Vorbereitung eines möglichen Vergabeverfahrens und stellt keine Ausschreibung dar. Ausgangssituation: Die Prozesse der Wassermessung umfassen insbesondere: • turnusmäßige und anlassbezogene Wasserzählerwechsel • Zählerablesung und Datenerfassung • Einsatzplanung im Außendienst • Sperr-, Entsperr- und Kontrollaufträge • sonstige Ad-hoc-Aufträge im Außendienst • Dokumentation und Rückmeldung von Arbeitsaufträgen Die bestehende Systemunterstützung ist heterogen und bietet Potenziale zur weiteren Digitalisierung und Optimierung. Die bestehende Systemlandschaft umfasst darüber hinaus Integrationen und individuelle Erweiterungen, die im Rahmen einer zukünftigen Lösungsablösung migriert oder abgelöst werden müssen. Zielbild (funktional): Gesucht wird eine Lösung zur Unterstützung insbesondere folgender Funktionen: • Einsatzplanung und Disposition • Terminmanagement • Mobile Auftragsbearbeitung • Zählerablesung und Datenerfassung • Touren- und Ressourcenoptimierung • Digitale Dokumentation (z.B. Fotoverarbeitung) • Reporting und Auswertungen Die gesuchte Lösung soll die o.g. Funktionen mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad abbilden. Die Lösung soll unterschiedliche Anwendungsfälle der Wassermessung unterstützen, insbesondere: • verschiedene Zählertypen (z. B. Submetering, Haus- und Großwasserzähler, Funkzähler) • mobile Funkablesung (Walk-by und Drive-by) Es wird eine durchgängige Rückmeldung von erledigten, teilweise erledigten und nicht erledigten Aufträgen an das führende SAP-Utilities-System erwartet. Für die operative Steuerung und Nachbearbeitung von Aufträgen soll ein Cockpit eingerichtet werden können, über das sämtliche Aufträge eingesehen, überwacht und nachbearbeitet werden. IT- und Architekturleitplanken • Bereitstellung als moderne, cloud-native Software-as-a-Service (SaaS) • Standardnahe, mandantenfähige und skalierbare Lösung • Bereitstellung in deutscher Sprache •Nutzung offener und dokumentierter Schnittstellen (REST-APIs) • Standardisierte Integration zu SAP S/4 HANA Utilities, SAP Sales and Service Cloud notwendig • Unterstützung von Archivierungs- und Dokumentationsanforderungen • Unterstützung gängiger Identity- und Sicherheitsstandards • Nachweis eines angemessenen Sicherheits- und Compliance-Niveaus Der Leistungsumfang umfasst neben der Software auch Implementierungs-, Integrations-, Schulungs-, Betriebs- und Supportleistungen. Schlagworte (zur besseren Auffindbarkeit): Workforce Management, Field Service Management, Metering, Submetering, AMR/AMI, Drive-by Reading, SaaS, Cloud Solution, UtilitiesEinführung einer Gesamtbanklösung (Ex-Post)
NBankHannoverProjektziel Im Rahmen ihrer IT-Strategie vergibt die NBank einen Auftrag zur Einführung einer Gesamtbanklösung, bestehend aus einem standardisierten Kernbanksystem (KBS) und einem einheitlichen Förderportal sowie zugehörigen Dienst- und Betriebsleistungen. Ziel ist es zum einen, das bestehende Kundenportal und die Sachbearbeiter-Anwendung - gegebenenfalls schrittweise - durch ein einheitliches Förderportal abzulösen, das mit Beginn des ersten Quartals 2028 produktiv starten muss, um den Beginn der nächsten Förderperiode zu unterstützen. Parallel dazu soll das bestehende Kernbanksystem schrittweise bis spätestens 2029/2030 durch ein neues System ersetzt werden. Die Ablösung kann in mehreren Phasen erfolgen, darunter Umsetzungs-, Migrations-, Einführungs-, Stabilisierungs- und Einführungsprojekte sowie Schulungsangebote für Nutzer. Ziel ist es, eine zukunftssichere Lösung bereitzustellen, die flexibel erweiterbar ist und den effizienten Betrieb langfristig gewährleistet. Die Prozesse der NBank sollen mit dem neuen Gesamtbanksystem optimal und effizient unterstützt werden. Die beschriebene Reihenfolge in der Umsetzung erfolgt auf Basis intern erarbeiteter Prämissen, die im Rahmen des Vergabeverfahrens zu bestätigen sind. Das Zielbild der NBank für die Gesamtbanklösung ist darauf ausgerichtet, die Zukunftsfähigkeit der Bank zu gewährleisten und eine umfassende Modernisierung durchzuführen. Das System muss sowohl fachliche als auch technische und prozessuale Anforderungen lösen, um die Bank auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. Ein zentraler Aspekt dieser Transformation ist der Übergang vom Eigenbetrieb und punktuellen Auslagerungen hin zu Managed Services, die eine effizientere und flexiblere Betriebsweise ermöglichen. Ein neues Förderportal muss eingeführt werden, das als zentraler Zugangspunkt für die Interaktion mit der Bank dient. Portal und KBS müssen eine integrierte Lösung darstellen. Dieses Portal ist Teil einer integrierten Sachbearbeitung, welches sich durch einen hohen Grad an Workflow gestützten Abläufen auszeichnet, um die Verwaltung von Fördermitteln und die Administration von Förderprodukten zu erleichtern. Das hoch standardisierte Kernbanksystem muss unter anderem die Prozessierung der Kreditvergabe, die Verwaltung von Kreditprodukten und Sicherheiten, die Bewertung der Kreditwürdigkeit, das Management von Sanierungsprozessen sowie die operative Abwicklung von Buchungen und Zuschüssen umfassen. Zudem müssen Asset- und Portfolio-Management sowie Handelsaktivitäten integriert sein, um eine umfassende Abwicklung der Bankgeschäfte zu gewährleisten. Ein besonderer Fokus muss auf der Unterstützung der Felder Darlehen und Zuschuss, sowie Liquiditätssteuerung und Handelsabwicklung liegen, die durch spezialisierte Funktionen im Kernbanksystem abgedeckt werden. Die Steuerung der Bankprozesse muss durch das Rechnungswesen, Handelsabwicklung sowie Bilanzierung und die Abwicklung von Zahlungen und Transaktionen sowie das Controlling unterstützt werden, um eine effiziente Steuerung der Bank zu gewährleisten. Die Integration der Daten muss durch ein strukturiertes Datenmodell und Datenbankfunktionen erfolgen, die die Verwaltung und Analyse von dispositiven und operativen Daten ermöglichen. Ein umfängliches Meldewesen sowie eine vollständige Risikosteuerung inklusive der Abbildung gängiger Risikoarten sind ebenfalls Teil des Zielbildes, um eine umfassende Steuerung und Überwachung von Risiken zu gewährleisten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben muss durch Compliance-Funktionen sichergestellt werden. Im Bereich Querschnitt und Unterstützung müssen Geschäftspartner-Systeme, Kalkulationssysteme, Dokumentensysteme, Aktenverwaltung, sowie Prozessmanagement und Einkaufsprozesse, insbesondere die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, gewährleistet werden. Dieses Zielbild zeigt eine integrierte Lösung, die darauf ausgelegt ist, die Effizienz zu steigern und die Interaktion sowohl intern als auch mit Kunden und Partnern zu verbessern. Ausgangssituation Die bestehende IT-Landschaft der Bank setzt sich aktuell aus verschiedenen Technologien und Systemen zusammen, darunter ein Kernbanksystem, ein separates Kundenportal sowie eine Sachbearbeiterfunktion zur Antragsbearbeitung. Diese heterogene Systemlandschaft stößt zunehmend an ihre Grenzen, da die Anforderungen an Digitalisierung, das Datenvolumen und regulatorische Vorgaben stetig steigen. Da das vorhandene Kernbanksystem und das Förderportal in ihrer Leistungsfähigkeit und Integration nicht mehr ausreichend sind, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, sucht die NBank nach einer flexiblen Lösung, um Prozesse effizienter und benutzerfreundlicher für interne und externe Anwender zu gestalten. Es besteht dringender Bedarf, die IT-Landschaft zu modernisieren und durch eine integrierte, zukunftssichere Gesamtbanklösung zu ersetzen. Diese muss eine verbesserte Datenqualität und -konsistenz gewährleisten, den Betrieb und Support langfristig optimieren sowie bankinterne Abläufe und die Abwicklung von Förderprogrammen effektiv unterstützen. Alle aktuellen Datenschutz-, Sicherheits- und regulatorischen Standards müssen umfassend eingehalten werden. (nähere Beschreibung der Beschaffung siehe 01 - Leistungsbeschreibung)Betriebsführung der PVCRM Umgebung
ÖBB–Personenverkehr AktiengesellschaftWienLeistungsbeschreibung Betriebsführung der PVCRM Umgebung: Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen qualifizierten externen Partner zu finden, der die ÖBB-Personenverkehr CRM (PVCRM) Umgebung effizient und effektiv betreibt und weiterentwickelt, um die Kundenzufriedenheit und die Qualität der ÖBB-Kundendaten kontinuierlich zu verbessern. Die Applikations-Betriebsführung umfasst die umfassende Verwaltung und den Betrieb der PVCRM Systeme. Dies beinhaltet die folgenden Technologien und Aufgaben: Dynamics 365: Verwaltung und Betrieb der CRM-Plattform, einschließlich der Sicherstellung der Verfügbarkeit und Performance der Anwendung. Durchführung regelmäßiger Wartungsarbeiten und Updates, um die Systemstabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Customer Insights (Data & Journey): Analyse und Verwaltung von Kundendaten, um wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen. Implementierung und Verwaltung von Customer Journey Prozessen, um personalisierte Kundenerlebnisse zu schaffen. Synapse: Bereitstellung von Analysediensten zur Verarbeitung und Analyse großer Datenmengen. Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit während des gesamten Analyseprozesses. Power APP: Entwicklung und Verwaltung von benutzerdefinierten Apps zur Unterstützung spezifischer Geschäftsanforderungen. Integration der Apps in die bestehende PVCRM Umgebung, um nahtlose Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Power BI: Datenvisualisierung und -analyse zur Erstellung aussagekräftiger Berichte und Dashboards. Unterstützung der Nutzer bei der Interpretation der Daten und der Ableitung fundierter Entscheidungen. Azure Plattform: Bereitstellung von Cloud-Computing-Diensten zur Unterstützung der PVCRM Umgebung. Verwaltung der Infrastruktur, einschließlich der Skalierung und Überwachung der Cloud-Ressourcen. Monitoring: Überwachung der Systeme zur frühzeitigen Erkennung und Behebung von Störungen. Implementierung von Alarmierungsmechanismen, um zeitnahe Entstörungen zu gewährleisten. Zusätzlich zur Applikations-Betriebsführung umfasst der Leistungsumfang auch die Weiterentwicklung (Customizing) der oben genannten Technologien. Dies beinhaltet Anpassungen und Erweiterungen, einschließlich der Individualentwicklung mit Verbindung zu Dynamics/Power Plattform. Sämtliche Weiterentwicklungen müssen nahtlos in die Betriebsführung überführt und eventuell auch eine Übernahme von Fremdcode sichergestellt werden Weiterentwicklung (Customizing): Der externe Partner stellt sicher, dass Anpassungen und Erweiterungen in den oben genannten Technologien kontinuierlich durchgeführt werden. Dies umfasst: Individualentwicklung: Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen in Verbindung mit Dynamics/Power Plattform. Überführung von Weiterentwicklungen in die Betriebsführung: Sicherstellung, dass alle Weiterentwicklungen nahtlos in den laufenden Betrieb integriert werden. Übernahme von Fremdcode: Überprüfung und Integration von Fremdcode in die bestehende Umgebung. Support und Entstörungsdienst: Der externe Partner stellt einen Entstörungsdienst mit 24/7 Verfügbarkeit, inklusiven Feiertagen, bereit und gewährleisteten eine kontinuierliche Überwachung und zeitnahe Behebung von Störungen. Die PVCRM Umgebung umfasst mehrere wichtige Bereiche, die zusammenarbeiten, um eine effiziente und effektive Kundenbeziehungsmanagement-Plattform zu bieten. Hier ist eine detaillierte Beschreibung das unter anderem ausfolgenden Teilbereichen besteht. Kundenservice – Dynamics 365: Dieser Bereich konzentriert sich auf die Verwaltung und Verbesserung der Interaktionen mit den Kunden. Es umfasst Funktionen wie Ticketing-Systeme, Kundenanfragen und -beschwerden sowie die Bereitstellung von Support-Diensten Marketingautomatisierung - Customer Insights Journeys: Hierbei handelt es sich um die Automatisierung von Marketingprozessen, um gezielte Kampagnen zu erstellen und durchzuführen. Dies umfasst die Segmentierung von Kunden, das Versenden von personalisierten E-Mails und die Analyse der Kampagnenergebnisse Bonusprogramm: Das Bonusprogramm bietet Kunden Anreize und Belohnungen für ihre Treue. Es umfasst Funktionen wie Punkteaktionen, Gewinnspiele und die Verwaltung von Bonuspunkten Zentrale Datenverwaltung (Dataverse): Dataverse dient als zentrale Datenbank für alle Kundendaten. Es ermöglicht die Speicherung, Verwaltung und Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen, um eine einheitliche Sicht auf den Kunden zu gewährleisten Customer Insights: Customer Insights bietet erweiterte Analysemöglichkeiten, um tiefere Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen. Es umfasst Funktionen wie die Analyse des Customer Lifecycle, das RFM-Modell (Recency, Frequency, Monetary) und die Erstellung von detaillierten Berichten und Dashboards
Frequently asked questions about this tender
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- The contracting authority is Bundesgesellschaft für Endlagerung mbH (BGE).
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