Untersuchung einer effizienten Organisationsform der Grünflächenpflege

1.1 Anlass der vorzunehmenden Beauftragung Ziel des Gesamtprojektes ist die grundsätzliche Prüfung der Effizienz der Aufgabenwahrneh-mung im Aufgabenfeld der Grünflächenpflege in den Bereichen 453 Grünflächen und 454 Friedhöfe sowie die Ermittlung einer geeigneten Organisationsrechtsform für eine effiziente Aufgabenerledigung in der Grünflächenpflege in der Landeshauptstadt Potsdam (LHP). Der Fachbereich (FB) 45 Klima, Umwelt und Grünflächen hat den Bereich 501 Organisation und Digitalisierung im Rahmen eines internen Auftrags mit der Projektplanung und Umsetzung dieser Organisationsuntersuchung beauftragt. Zur Unterstützung der Organisationsuntersuchung beabsichtigt die LHP, einen externen Dienstleister zu beauftragen. 1.2 Ausgangslage 1.2.1 Beschlusslage Grundlage für die Durchführung der Organisationsuntersuchung ist ein Beschluss der Stadt-verordnetenversammlung (22-SVV-0005): "Der Oberbürgermeister wird beauftragt prüfen zu lassen, welche Aufgabenbereiche der Grünflächenpflege effizienter in kommunaler Hand aus-geführt werden können und welche Organisationsform dafür geeignet ist." 1.2.2 Allgemeine Ausgangslage Die LHP unterliegt aktuell einem erheblichen Konsolidierungsdruck. Dieser wird durch ver-schiedene politische Aufträge (Personalwirtschaftskonzept, Modernisierungsagenda, Haus-haltskonsolidierung) untersetzt. Demgegenüber steht ein kontinuierlicher Aufgabenzuwachs verursacht durch einen Zuwachs an zu pflegenden Grünflächen von ca. 30 ha bis zum Jahr 2036 sowie eine Verlagerung der Aufgabenschwerpunkte aufgrund der Auswirkungen des Klimawandels Die zur Aufgabenerledigung zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen sind derzeit aufgrund des aktuell eingefrorenen Stellenrahmens im Jahr 2026 limitiert. Dieser Umstand wird verschärft durch den Wegfall eines Teils bisheriger Hilfskräfte aus dem Teilhabechan-cengesetzt und altersbedingter Ausfälle beim Bestandspersonal. Die Ausführung eines Teils der Grünflächenunterhaltungsaufgaben wird derzeit externen Dienstleistern übertragen. Diese Rahmenbedingungen sind bei der Bearbeitung der geforderten Leistungsbausteine zu berücksichtigen. 1.2.3 Organisatorische Ausgangslage Das Aufgabenfeld der Grünflächenpflege wird durch zwei Bereiche des Fachbereichs 45 be-arbeitet. Die Grünflächenpflege im Stadtgebiet wird durch den Bereich 453 Grünflächen wahr-genommen. Die Grünflächenpflege auf den städtischen Friedhöfen liegt in der Hand des Be-reichs 454 Friedhöfe insbesondere der Arbeitsgruppe 4542 Pflege Friedhöfe. Beide Bereiche sind organisatorisch dem FB 45 Klima, Umwelt und Grünflächen zugeordnet. Der Bereich 453 gliedert sich in vier Arbeitsgruppen (AG). Der Bereich 454 ist in zwei Arbeits-gruppen unterteilt (siehe Organigramm). Im Innenverhältnis der LHP ist der FB 45 Auftragge-ber für die AG 5012 Organisationsentwicklung. Die AG 5012 ist dem Bereich 501 Organisation und Digitalisierung zugeordnet und stellt im Innenverhältnis den Auftragnehmer dar. Im Außenverhältnis ist der Bereich 501 Auftraggeber ggü. dem externen Dienstleister. Dem Bereich 453 sind aktuell rund 75 Beschäftigte zugeordnet. Der AG Pflege Friedhöfe sind rund 29 Beschäftigte zugeordnet. 1.2.4 Technische Ausgangslage Die LHP nutzt als zentrales Prozessmanagementwerkzeug die Picture-Prozessplattform. Der Auftragnehmer erhält Zugriff auf die Prozessplattform und ist verpflichtet, gemäß den Modellie-rungsstandards der LHP zu arbeiten. Für die Aufgabenerfüllung im Bereich 453 werden die Fachverfahren ArcGIS und Archikart genutzt. 1.3 Ziele der Beauftragung Im Ergebnis des Gesamtprojektes sollen die folgenden Ziele erreicht werden: a) Prüfung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung in dem Aufgabenfeld Grünflächenpflege in der LHP und ableiten von Empfehlungen, insbesondere welche Aufgaben künftig effizi-enter durch eigenes Personal oder durch externe Dienstleister wahrgenommen werden. b) Ermittlung einer geeigneten Organisationsrechtsform für die künftige Aufgabenwahrneh-mung. c) Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen zur zukunftsorientierten Organisation der Grünflächenpflege. 2. Beschreibung der Leistungen 2.1 Leistungen im Überblick Der Auftragnehmer soll die Projektgruppe im Hinblick auf die oben genannten Ziele organisa-torisch und konzeptionell unterstützen. Die Aufgaben des externen Auftragnehmers umfassen im Wesentlichen: zu a) Prüfung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung im Aufgabenfeld der Grünflä-chenpflege in der LHP und ableiten von Empfehlungen: 1. Analyse der Ausgangslage des Aufgabenbestandes im Aufgabengebiet der Grün-flächenpflege. 2. Analyse der Aufgabenentwicklung bis zum Jahr 2036 (Mengengerüste, Ressour-cen - Finanzen, Personaleinsatz, Technikeinsatz sowie Organisation der Leis-tungsbeziehungen. 3. Ableitung von Szenarien zur Entwicklung des Aufgabenbestandes bis 2036. 4. Erstellung eines Aufgabenkatalogs für die Aufgaben im Aufgabenfeld Grünflächen-pflege des FB 45. 5. Durchführung einer Aufgabenzweckkritik. 6. Durchführung einer Aufgabenvollzugskritik mit dem Schwerpunkt Schnittstellen-analyse unter Einbeziehung der Bereiche 453 Grünfläche und 454 Friedhöfe mit dem Ziel zu prüfen, ob eine Optimierung der Schnittstellen und eine Erhöhung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung erzielt werden kann. 7. Prüfung welche bisher extern erbrachten Leistungen ggf. mit eigenen Kräften und eigener Technik effizienter und effektiver erbracht werden können und erbracht werden müssen. 8. Entwicklung von Vorschlägen zur optimalen Aufteilung der Aufgabenerledigung zwischen internen Einheiten und externen Dienstleistern. 9. Aufzeigen von Varianten für eine zukunftsorientierte Aufbauorganisation im Aufga-benfeld der Grünflächenpflege in der LHP vor dem Hintergrund des optimierten Aufgabenbestandes der Grünflächenpflege in der LHP. zu b) Ermittlung einer geeigneten Organisationsrechtsform für die künftige Aufgaben-wahrnehmung. 1. Kriterien gestützte Untersuchung und Bewertung von Varianten für eine zukunfts-orientierte Organisationsrechtsform für die Aufgaben der Grünflächenpflege vor dem Hintergrund des aktuellen Aufgabenbestandes im Jahr 2026 sowie der in a) entwickelten Aufgabenzuwachsszenarien (für die Jahre 2031 und 2036) o Regiebetrieb (Kernverwaltung/Status quo), o Eigenbetrieb und o GmbH. 2. Als Kriterien anzusetzen sind insb. Effizienz- und Effektivitätskriterien, z.B. Qualität der Leistungserbringung, Steuerbarkeit der Leistungserbringung, Kosten der Über-führung in die jeweilige Organisationsrechtsform. 3. Bewertung der Vor- und Nachteile sowie der Chancen und Risiken der Organisati-onsrechtsformen. 4. Gesamtbewertung der Eignung der Rechtsformen für die Umsetzung in der LHP und Ableitung einer Vorzugsvariante. zu c) Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen zur zukunftsorientierten Organisati-on der Grünflächenpflege. 1. Ableitung einer Empfehlung für die künftige Organisationsrechtsform für die Wahr-nehmung der Aufgaben der Grünflächenpflege. 2. Erarbeitung eines Vorschlags für eine künftige Aufbauorganisation der Grünflä-chenpflege in der bevorzugten Organisationsrechtsform. 3. Ableitung von Optimierungsansätzen und Handlungsempfehlungen mit Blick auf eine effiziente Aufgabenerledigung (Ablauforganisation) der Grünflächenpflege im FB 45 bis zum Jahr 2036. 4. Ableitung von Empfehlungen, welche Aufgaben im Aufgabenfeld der Grünflächen-pflege effizienter durch externe Dienstleister und welche effizienter durch interne Einheiten erbracht werden können. 5. Ermittlung von Kennzahlen zur Entscheidungsunterstützung für die Ermittlung von Ressourcenbedarfen (z.B. ab x ha, sind y Personal, Technik und Finanzmittel be-reitzustellen). 6. Ableitung für eine Personalbedarfsschätzung und die Quantifizierung der Technik-bedarfe in Abhängigkeit der Ergebnisse aus a) und b) für den optimierten Aufga-benbestand nach der Aufgabenvollzugs- und zweckkritik. 7. Ableitung einer Kostenschätzung für die jährlich zu veranschlagenden finanziellen Ressourcen für die Umsetzung der Vorzugsvariante. Die oben genannten Leistungsbausteine werden im Folgenden konkretisiert. Dabei ist zu be-achten, dass diese zum Teil parallel zueinander abzuarbeiten sind, da verschiedene inhaltli-che Abhängigkeiten bestehen. 2.2 Leistungsbaustein 1 - Prüfung der Effizienz der Aufgabenwahrneh-mung Der Auftragnehmer soll unter Berücksichtigung der allgemeinrechtlichen Anforderungen eine Prüfung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung vornehmen. Dabei sind die folgenden Ar-beitspakete umzusetzen: a. Systematische Erfassung der Ausgangslage der Grünflächenpflege inkl. der Pfle-ge der Stadtbäume in der LHP. Mindestens zu betrachten sind dabei die verfügba-ren Ressourcen, der Aufgabenbestand, die aktuelle Aufbauorganisation, die recht-lichen Auftragsgrundlagen sowie zugrunde gelegte Pflegestandards. Der AG er-wartet vom AN eine entsprechende Beratung im Hinblick auf mögliche weitere Kri-terien. b. Ermittlung der Aufgabenentwicklung sowie der zu bewirtschafteten Flächen in ei-nem mittelfristigen Planungszeitraum (bis 2036) vor dem Hintergrund der beste-henden Rahmenbedingungen (z.B. Aufgaben u. Flächenzuwächse durch die Übernahme neuer Stadteile (Krampnitz). c. Erarbeitung eines Aufgabenkataloges der sowohl den IST-Zustand als auch die in 2. ermittelten mittelfristigen Aufgabenzuwächse quantitativ darstellt. d. Abgleich der vorhandenen Ressourcensituation (Personal, Finanzen, Betriebsmit-tel) mit dem Aufgabenkatalog und Darstellung der Defizite oder Überschüsse. e. Transparente Darstellung der Aufgaben, welche durch externe Dienstleister und durch eigenes Personal ausgeübt werden. f. Durchführung einer Aufgabenzweckkritik auf Basis des Aufgabenbestandes. g. Durchführung einer Aufgabenvollzugskritik mit den Schwerpunkten Schnittstellen-analyse, Verhältnismäßigkeit des Ressourceneinsatz. Optional kann die Modellie-rung von 1-3 wesentlichen Kernprozessen erforderlich sein. Im Ergebnis des Leistungsbausteins 1 sind durch den AN die folgenden Ergebnisse vorzule-gen: - eine kriterienbasierte Darstellung der IST-Situation in Form eines Berichtes - ein kriterienbasierter Aufgabenkatalog als Basis für die nächsten Arbeitspakete - ein Vergleich der aktuellen Ressourcensituation mit den durch den Aufgabenkatalog dargestellten Anforderungen im Aufgabenfeld der Grünflächenpflege in geeigneter Form. - Dokumentation der Aufgabenzweck- und Aufgabenvollzugskritik in geeigneter Form und Ergänzung des Aufgabenkataloges mit den erzielten Ergebnissen. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt pauschal. 2.3 Leistungsbaustein 2 - Ermittlung einer geeigneten Organisations-rechtsform für die künftige Aufgabenwahrnehmung Der Auftragnehmer soll unter Berücksichtigung der allgemeinrechtlichen Anforderungen eine Aufgabenzweck- sowie eine Aufgabenvollzugskritik vornehmen und auf dieser Basis eine Prü-fung der Effizienz der Organisationsrechtsform sowie die Entwicklung einer Vorzugsvariante vornehmen. Der Leistungsbaustein beinhaltet die folgenden Arbeitspakete: a. Darstellung u. Kriterien basierte Bewertung der Organisationsrechtsformen Regie-betrieb, Eigenbetrieb, GmbH für die Wahrnehmung der Aufgaben der Grünflächen-pflege. b. Prüfung der Eignung und Effizienz der Organisationsrechtsformen Regiebetrieb, Eigenbetrieb, GmbH für die Erledigung der ermittelten Aufgaben in der Grünflä-chenpflege sowie Ableitung einer Vorzugsvariante. c. Ableitung, Schätzung von Personalbedarfen und Betriebsmitteln sowie Finanzres-sourcen für die Vorzugsvariante. d. Ableitung einer Personalbedarfsschätzung und Quantifizierung der Technikbedarfe für die Vorzugsvariante. e. Zuordnung der vorhandenen Stellen und der geschätzten Personalbedarfe zur empfohlenen Aufbauorganisation. f. Ableitung einer Kostenschätzung für die jährlich zu veranschlagenden finanziellen Ressourcen für die Umsetzung der Vorzugsvariante. g. Ermittlung von Kennzahlen zur Entscheidungsunterstützung für die Ermittlung von Ressourcenbedarfen vor dem Hintergrund der Aufgabenentwicklung bis 2036 (z.B. ab x ha, sind y Personal, Technik und Finanzmittel bereitzustellen). Als Ergebnis des Leistungsbausteins 2 sollen mindestens entstehen: - Erstellung einer SWOT-Analyse zur Eignung und Bewertung der Organisations-rechtsform sowie Beschreibungen der Varianten. - Dokumentation der Personalbedarfsschätzung in geeigneter Form. - Erstellung einer Entscheidungsgrundlage für den AN unter Berücksichtigung der in den Punkten a-g erzielten Ergebnisse. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt pauschal. 2.4 Leistungsbaustein 3 - Ableitung konkreter Umsetzungsszenarien und Handlungsempfehlungen Der Auftragnehmer soll unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Leistungsbausteine 1 und 2 konkrete Umsetzungsszenarien und Handlungsempfehlungen mit Blick auf Aufbauorganisa-tion und Rechtsform der Vorzugsvarianten entwickeln. Der Leistungsbaustein beinhaltet die folgenden Arbeitspakete: a. Ableitung einer konkreten Empfehlung für die künftige Organisationsrechtsform für die Wahrnehmung der Aufgaben der Grünflächenpflege. b. Ableitung von Optimierungsansätzen und Handlungsempfehlungen mit Blick auf eine effiziente Aufgabenerledigung (Aufbau- und Ablauforganisation) der Grünflächenpflege im FB 45 bis zum Jahr 2036. c. Ableitung von Empfehlungen, welche Aufgaben im Bereich der Grünflächenpflege effi-zienter durch externe Dienstleister und welche effizienter durch interne Einheiten er-bracht werden können. d. Erarbeitung von Vorschlägen zur Optimierung der Schnittstellen zwischen den Berei-chen und Arbeitsgruppen des FB 45 hinsichtlich der Ausübung der Aufgaben der Grün-flächenpflege. e. Erstellung eines Organigramms für die empfohlene Aufbauorganisation. Als Ergebnis des Leistungsbausteins 3 sollen mindestens entstehen: - Ein vollständiges Umsetzungskonzept mit Handlungsempfehlungen für die Vor-zugsvariante unter Zusammenfassung der während der Beauftragung erzielten Er-gebnisse. - Eine Abschlussdokumentation in Form eines Abschlussberichtes. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt pauschal. 2.5 Projektleitungstätigkeit Die Projektleitung des Auftragnehmers soll die operative Planung und Steuerung der Leis-tungsbausteine in Zusammenarbeit mit der Projektleitung des Bereiches 501 sowie der Pro-jektleitung des FB 45 übernehmen. Die Projektleitung des Auftragnehmers erstellt eine detail-lierte Ablaufplanung zur Realisierung der Auftragsgegenstände und ist für das Projektcontrol-ling und das Projektrisikomanagement verantwortlich. Die Projektleitung hat auf einen ange-messenen Ressourceneinsatz hinzuwirken und die Projektleitung des Auftraggebers bei Ab-weichungen und Risiken zu informieren sowie Gegenmaßnahmen vorzuschlagen. Der Auftragnehmer ist aufgefordert, eine Kickoff- sowie eine Abschlussveranstaltung inklusive Ergebnispräsentation durchzuführen. Darüber hinaus sind zur Erbringung der Leistungen im Rahmen der Informationsgewinnung Interviews sowie die Durchführung von Workshops vor-zusehen. Die Projektleitungstätigkeiten sind in die Leistungsbausteine einzupreisen. 2.6 Allgemeine Anforderungen an die Leistungen Dokumentationen und Konzepte sind in einem gängigen Format in elektronischer Form (Word, Excel, PowerPoint, PDF) einzureichen. Für den Austausch stellt der Auftragnehmer einen verschlüsselten Übermittlungsweg zur Verfügung. 2.7 Stellung der eingesetzten Mitarbeitenden Eine Arbeitnehmerüberlassung erfolgt im Zusammenhang mit diesem Verfahren nicht. Der Auftraggeber erteilt dem vom Auftragnehmer eingesetzten Personal keine Weisungen, diese erfolgen allein vom Auftragnehmer. Soweit eine Auswahl des vom Auftragnehmer im Rahmen der Vertragserfüllung eingesetzten Personals erfolgt, trifft der Auftragnehmer die notwendige Entscheidung; namentliche Anforderungen durch den Auftraggeber erfolgen nicht. Ebenso bestimmt der Auftragnehmer eigenverantwortlich die Verteilung der ihm obliegenden Aufgaben mit dem von ihm eingesetzten Personal. Sofern der Auftragnehmer einen Personalwechsel beabsichtigt, ist der Auftraggeber unverzüglich darüber in Kenntnis zu setzen. Das Personal des Auftragnehmers wird nicht in den Arbeitsprozess bzw. die Organisation des Auftraggebers eingegliedert. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass das Personal des Auftragnehmers die Weisungen/Aufträge durch deren Vorgesetzte erhält. 3. Steuerung Gesamtprozess Die Steuerung des Gesamtprozesses erfolgt durch die Leitung des Bereichs 501. Die Leitung des Bereichs 501 ist zugleich Ansprechpartner der Landeshauptstadt Potsdam für den Auftragnehmer. In der operativen Umsetzung der einzelnen Leistungsbausteine des Projektes ist die zuständi-ge Sachbearbeitung Organisationsentwicklung der AG 5012 sowie die Leitung der AG 4533 Ansprechpartner für den Auftragnehmer. Die notwendigen Mitwirkungsleistungen des Auftrag-gebers werden über die Leitung des FB 45 organisiert und sichergestellt.