Lagerung, Konfektionierung und Versand von Materialien für DIY-Workshops zu den Themen Podcast, Theater und Garten

Ausschreibungsbeschreibung

Lagerung, Konfektionierung und Versand von Materialien für DIY-Workshops zu den Themen 3-D-Druck, Podcast, Theater und Garten 1 Beschreibung des Programms Im Rahmen des Förderprogramms "Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung" des Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ, ursprünglich des ehemaligen Bundesministeriums für Bildung und Forschung) unterstützt die Stiftung Lesen bis Ende 2027 ca. 400 Leseclubs und 15 media.labs. Beides sind freizeitorientierte Leseförderungs-Angebote, die z. B. in Bibliotheken, Jugendeinrichtungen und Ganztagsschulen durchgeführt werden. Die Leseclubs richten sich v. a. an bildungsbenachteiligte Kinder und Jugendliche zwischen 6 und 12 Jahren, die media.labs an die Altersgruppe der 12- bis 18-Jährigen. Beide Formate verfolgen das Ziel, die Lesemotivation und Lesekompetenz der Zielgruppe zu steigern. Dies geschieht durch das zu Verfügengstellen von Medien aller Art sowie durch Anregungen für Theater- und DIY-Workshops mit entsprechendem Material. Logistik & Konfektionierung 2026/2027 In den Jahren 2026/2027 stattet die Stiftung Lesen Leseclubs und media.labs bundesweit mit vier verschiedenen DIY-Workshoppaketen aus: zum Arbeiten mit dem 3D-Drucker, zum Thema Podcast erstellen, Thema Garten und Thema Theater. Für jedes Thema erhalten die Leseclubs und media.labs Informations-Guides, themenbezogene Bücher sowie Gegenstände, die zur Ausführung des Workshops notwendig sind. Das können z. B. Drucker, Audio-Interfaces, ein Pflanzkasten inkl. Erde und Samen sowie Theaterspiel-Utensilien sein. Für jedes Paket finden Sie in der begefügten Excel-Datei 327 05 Bietererklärung 1 Beiblatt ausfüllbar Logistik DIY genauere Angaben. Da die Materialien von verschiedenen Anbietern stammen und unterschiedlich groß sind, benötigt die Auftraggeberin eine Möglichkeit, die Bestandteile zu sammeln und in neu zusammengestellten Paketen an die einzelnen Adressen zu verschicken. Hinweis: Die in der Materialliste angegebenen Mengen, Abmaße und Gewichte der Pakete sind Schätzwerte und dienen nur zur Orientierung. 2. Auftragsgegenstand Gegenstand ist die Lagerung, Zusammenstellung (Konfektionierung) sowie der Versand von thematisch unterschiedlichen Materialpaketen an wechselnde Empfänger. 1. Warenannahme 2. Lagerung 3. Konfektionierung diverser Artikel in variabler Größe, Form und Stückzahlen 4. termingerechter Versand in variabler Anzahl, inkl. Reporting und Retourenmanagement 3. Leistungsbeschreibung a) Warenannahme und Lagerung Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Tauschpaletten in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Sofern kein Tausch vorgenommen werden kann, sind die Kosten vom AN zu tragen. Die eingetroffene Ware ist unverzüglich hinsichtlich ihrer Quantität und Qualität zu prüfen. Die Kontrolle der Stückzahl kann auch durch Abwiegen erfolgen. Wareneingänge, die über der genannten Stückzahl liegen, sollten nach logistischen Kriterien überprüft werden (Anzahl der Paletten, Fassungsvermögen, Angabe auf den Lieferdokumenten etc.). Die Qualitätsprüfung erfolgt anhand von Stichproben aus unterschiedlichen Liefereinheiten. Der Wareneingang sowie mögliche Mängel sind vom AN zu dokumentieren (Art des Mangels, Foto des Mangels, Mitarbeiter, der die Beschädigung festgestellt hat, Datum, Uhrzeit) und der Auftraggeberin unverzüglich unter Angabe der konkreten Mängel in Form einer Kopie des Lieferscheins anzuzeigen. Der AN sendet eine Kopie des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsliste unaufgefordert zu Beginn nach jedem Wareneingang als Excel-Liste per Email an die AG. Die Vorlage dazu muss der AN selbst erstellen. In der Excel-Liste ist in der Kopfzeile jeweils das Erstellungsdatum der Liste manuell seitens des ANs einzutragen bzw. zu ändern. Mindermengen- und Mehrmengenlieferungen sind unverzüglich nach Wareneingang bei der AG zu melden. b) Entsorgung von Verpackungsrückständen Nicht mehr benötigtes Verpackungsmaterial wird durch den AN unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben ordnungsgemäß und umweltgerecht entsorgt. c) Lieferbeschaffenheit Es sind gängige Liefer- und Verpackungsstandards anzuwenden, um eine Lieferung der Artikel ohne Beschädigungen zu gewährleisten. Bitte beachten: Die unterschiedlichen Gegenstände in den Workshop-Sets müssen jeweils gut gegen Verrutschen gesichert und auch ansonsten abgepolstert werden. Insbesondere beim Workshop-Paket "Garten" sind Pflanzgefäße (rechteckig und rund) enthalten. Diese dürfen befüllt werden, aber nur mit leichten, nicht spitzen Gegenständen. Alles muss gut abgepolstert werden. Schwere Gegenstände, wie bsp. ein Sack Pflanzenerde, müssen so gesichert werden, dass sie nicht verrutschen und die Kunststoffbehälter oder anderes zerdrücken. Die Anlieferung der Materialen findet in der KW33/2026 statt. - Der Versand aller Materialien erfolgt bis zur KW 37/2026. - Die Anzahl der zu beschickenden Adressen variiert je nach Themen-Paket zwischen 46, 66 und zweimal 76 Adressen. - Die Konfektionierung richtet sich nach der jeweiligen Zusammenstellung der vier verschiedenen Workshop-Sets, beinhaltet jedoch immer auch Bücher, Broschüren und Material. - Als Absender soll die Stiftung Lesen deutlich erkennbar sein. Jedes Paket soll daher mit einem Streifen "Stiftung-Lesen-Klebeband" gekennzeichnet werden. Das Klebeband mit Logo-Aufdruck stellt die AG zur Verfügung (bitte entsprechende Menge anfordern). - Retourenmanagement: Prüfen der Ware auf Beschädigungen; Retourenliste, Benachrichtigung an AG - ODER - Versand an AG nach Absprache. - Zweitversand der Retourenpakete oder Einlagern. - Kostenlose Rücknahme der Transportverpackungen. d) Versand und Sendungsverfolgung Die Lieferung erfolgt frei Haus an die jeweilige Anschrift der Einrichtungen mit einem Versanddienstleister nach Wahl des AN. Der Lieferung ist ein Lieferschein beizulegen, bei mehreren Lieferungen muss jede Lieferung einen Lieferschein enthalten. Für jede Lieferung ist eine eindeutige Sendungsnummer (Trackingnummer) bereitzustellen. Die jeweils belieferten Einrichtungen sind ab Versand per E-Mail über diese Sendungsnummer zu informieren. Zu ausschließlich diesem Zweck werden dem AN nach der Bezuschlagung als Bestandteil der "327 07 - Adressliste" die erforderlichen Kontaktinformationen (z. B. E-Mail-Adressen) der Einrichtungen übermittelt. Darüber hinaus kann der AN die Sendungsnummern gebündelt in einer zentralen Übersicht - z. B. in besagter Adressliste - erfassen und der AG zeitnah zur Verfügung stellen. 4. Umweltschutz Der AN verpflichtet sich, bei der Leistungserbringung sowie bei eingesetzten Dritten im Rahmen der wirtschaftlichen und technischen Möglichkeiten ressourcenschonend zu handeln. Aus diesem Grund sollen Versandverpackungen und insbesondere das Füllmaterial mineralöl-(plastik)frei sein und möglichst aus Recyclingmaterial bestehen. Ein Nachhaltigkeitsnachweis nach DIN EN 16258 oder GHG Protocol oder ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement), EMAS (EU-Öko-Audit), ISO 14083 (Emissionsberechnung im Transport) oder ein gleichwertiges Zertifikat ist gewünscht, aber letztlich entscheidet der Preis. 5. Leistungszeitraum Der Zeitpunkt der Leistungserbringung beginnt in der KW 33 mit Annahme der Waren-lieferung. Konfektionierung, Kommissionierung und Versand erfolgen bis KW 37 2026. 6. Vertragszeitraum und Option auf Verlängerung a) Vertragszeitraum Der Vertragszeitraum beginnt mit der Bezuschlagung voraussichtlich im Juli 2026 und endet mit dem abgeschlossen Versand im 4. Quartal 2026. Die AG ist aufgrund vertraglicher Verpflichtung gegenüber dem Fördergeber auf die fristgerechte Leistungserbringung zwingend angewiesen. b) Option auf Verlängerung Je nach Projektverlauf behält die Auftraggeberin sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für maximal ein weiteres Jahr zu verlängern. Der Zeitraum erstreckt sich dann von Juni 2027 bis Dezember 2027. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. 7. Preisgleitklausel (Porto-, Energie- und Logistikkosten) a) Festpreise im ersten Vertragsjahr Die im Angebot angegebenen Preise gelten unverändert für die Dauer des ersten Vertragsjahres. b) Anpassung ab dem zweiten Vertragsjahr / bei Optionsverlängerungen Im Falle einer Optionsverlängerung gelten die vereinbarten Einheitspreise weiter. Ändern sich jedoch wesentliche Preisermittlungsgrundlagen, insbesondere Porto- oder Energiepreise, um mehr als +/-8 % gegenüber dem Angebotsstand, verpflichten sich die Parteien, unverzüglich in faire und ergebnisoffene Preisverhandlungen einzutreten. Grundlage der Änderung sind nachprüfbare Markt- oder Tarifdaten (z. B. Postentgelte, Indizes). c) Keine automatische Anpassung Ohne schriftliche Einigung tritt keine automatische Preiserhöhung in Kraft. Die Parteien sind jedoch verpflichtet, nach Treu und Glauben zu verhandeln. Kommt eine Einigung über eine verlangte Preisanpassung nicht zustande, so ist der AN verpflichtet, die Leistungen noch drei Monate nach dem endgültigen Scheitern der Verhandlungen zu den vereinbarten Preisen auszuführen. Für den danach folgenden Zeitraum steht dem AN ein Sonderkündigungsrecht mit einem Vorlauf von sechs Wochen, gerechnet vom Zugang der Kündigung, zu. 8. Weitere Vertragsbedingungen - Die von der AG aufbereiteten und elektronisch übermittelten Adressdaten sind unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetztes und der Datenschutzerklärung der Stiftung Lesen zu verarbeiten und dürfen nicht anderweitig als im Zusammenhang mit dem Projekt verwendet werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Außerhalb der Verarbeitung sind die Daten und Datenträger unter Verschluss zu halten. Änderungen an den Daten sind zuvor mit der Auftraggeberin abzusprechen. - Ein vom Auftragnehmer unterschriebenes Exemplar der Datenschutzerklärung der Stiftung Lesen wird im Falle eines Zuschlags Bestandteil des Auftrags. - Der Auftragnehmer benennt einen verantwortlichen Projektansprechpartner. - Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des AN finden keine Anwendung. Die Vorlage von AGB stellt eine Veränderung der Vergabeunterlagen dar. Stellen Sie daher bitte sicher, dass Ihrem Angebot keine AGB beigefügt sind und in Ihrem Angebot an keiner Stelle auf Ihre AGB Bezug genommen wird.