Eventdienstleistung
Die Leistungen sind bei Events und Einzelveranstaltungen (Kongresse, Mitarbeiterfeste, Empfänge, Präsentation bei Sport zu erbringen und umfassen die Bereitstellung von Lagerflächen und Einlagerung, die Reinigung / Wartung und Pflege des Eventmaterials, den Transport des Eventmaterials, den Auf- / Abbau von Events und Messeständen sowie V...
Typ: Ausschreibung
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Die Leistungen sind bei Events und Einzelveranstaltungen (Kongresse, Mitarbeiterfeste, Empfänge, Präsentation bei Sport zu erbringen und umfassen die Bereitstellung von Lagerflächen und Einlagerung, die Reinigung / Wartung und Pflege des Eventmaterials, den Transport des Eventmaterials, den Auf- / Abbau von Events und Messeständen sowi...
- Ausschreibungstyp:
- Ausschreibung
- Auftraggeber:
- Öffentlicher Auftraggeber
- Veröffentlicht:
- 06. April 2026
- Frist:
- Nicht angegeben
Ausschreibungsbeschreibung
Die Leistungen sind bei Events und Einzelveranstaltungen (Kongresse, Mitarbeiterfeste, Empfänge, Präsentation bei Sport zu erbringen und umfassen die Bereitstellung von Lagerflächen und Einlagerung, die Reinigung / Wartung und Pflege des Eventmaterials, den Transport des Eventmaterials, den Auf- / Abbau von Events und Messeständen sowie Vor- und Nachbereitung, die Bereitstellung von Eventpersonal und Vorstellung beim Auftraggeber und die Technische Betreuung der Events vor Ort.
Weiterführende Details
Nach Registrierung stehen Unterlagen, Fristen und Hinweise zur Einreichung strukturiert bereit.
- Kernanforderungen der Ausschreibung priorisiert aufbereitet
- Fristen, Eignungskriterien und Unterlagen in einem Ablauf
- Hinweise zur strukturierten Angebotsvorbereitung
- Passende Folgeausschreibungen automatisch entdecken
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1 Datei erfasst- Bekanntmachung
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Servicepartner für Logistik, Auf- und Abbau, Inbetriebnahme und Wartung der interaktiven Wanderausstellung „Was heißt hier Minderheit?“ im Jahr 2026
1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Offizielle Bezeichnung: Domowina - Bund Lausitzer Sorben e.V.; Straße, Hausnummer: Postplatz 2; Postleitzahl: 02625; Ort: Bautzen; Land: DE Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o. Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. 2) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung, Vergabenummer: MS012026 3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden. 4) Ggf. in den Fällen des § 29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: nicht angegeben 5) Art und : 1. Logistik Ein- und Ausladen der Ausstellung vom Lager in das Transportmittel. LKW mind. 7,5t oder vergleichbare Lösung, Ladungssicherung nach §22 StVO, Luftfederung, 2-Mann-Besatzung. Transport von der Lagerstätte in Löbauer Straße, 02625 Bautzen zu den Ausstellungsorten: Landesbibliothek Oldenburg – Aufbau: 05./06.05.2026, Abbau: 29./30.06.2026 Landessozialgericht München – Aufbau: 27./28.07.2026, Abbau: 14./15.09.2026 Rathaus Saarbrücken – Aufbau: 15./16.10.2026, Abbau: 23.11.2026 Bukowina Institut Augsburg – Aufbau: 24./25.11.2026, Abbau: 25.01.2027 Rücktransport zur Lagerstätte oder direkter Weitertransport zwischen Ausstellungsorten. Keine Routenlogistik mit Fremdzuladungen. Fachgerechtes Verpacken und Sichern, zusätzliches Material (Folien, Decken, Spanngurte). Telefonische Erreichbarkeit während Transport, Auf-/Abbau und Einlagerung. 2. Auf- und Abbau, Inbetriebnahme Festes Zwei-Personen-Team, idealerweise identisch bei jedem Aufbau. Aufbau nach übermitteltem Raum- und Aufbauplan; Abbau und Verpackung vor Ort. Protokollierung der Übergabe und Abnahme (Inventarliste, Mängel). Installation von Zeitschaltuhren, Inbetriebnahme von Medien- und Audiostationen. Einweisung der Kontaktperson des Ausstellungsortes in Medienstationen, LED-Panels, Lichtsysteme, Digital Panel Viewer/Gucki. Reinigung aller Oberflächen vor Übergabe. Transportverpackungen werden mitgenommen (nicht vor Ort einlagerbar). 3. Optional: Wartung Verfügbarkeit bei Störungen direkt am Ausstellungsort. Fehleranalyse innerhalb von 5 Werktagen, Behebung innerhalb von 7 Werktagen. Wartung als separate Serviceleistung. 4. Anforderungen an den Servicepartner Erfahrung in Ausstellungslogistik, Auf-/Abbau, Inbetriebnahme und Wartung multimedialer Ausstellungen. Fachgerechter Umgang und Verpackung sensibler Ausstellungsgüter, kleinere Reparaturen. Kenntnisse im Ausstellungsbau, Besucherführung, Material- und Konstruktionsverständnis. Einsatz von ausgebildeten Veranstaltungstechnikern/Elektrikern für elektrische Elemente und Medienstationen. Programmierkenntnisse (Datenbank, Wordpress, iOS) zur Fehlerbehebung der Medienstationen/Tablets. Präzises, sorgfältiges, ruhiges Arbeiten, Zusammenarbeit mit Projektmanagement und Ausstellungsorten. Einhaltung der Auf- und Abbauzeiten. Betriebshaftpflicht für Logistik, Veranstaltungstechnik/Elektrik, Auf- und Abbau (Nachweis erforderlich). Einhaltung der EU-Verordnung 2020/1054 zu Lenk- und Ruhezeiten. Ausführung nach anerkannten technischen Regeln, Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichVO). Einhaltung der Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften. Ort(e) der Leistungserbringung: Postleitzahl: 02625; Ort: Bautzen ; Land: DE 6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe 7) Nebenangebote sind nicht zugelassen. 8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn: 05.05.2026, Ende: 31.12.2026 9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/3361859/zustellweg-auswaehlen. 10) Angebotsfrist: 16.04.2026, 12:00 Uhr; Bindefrist: 01.06.2026 11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben 12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Die Abrechnung erfolgt nach vollständiger und vertragsgemäßer Leistungserbringung. Eine Vorauszahlung (Vorkasse) ist ausgeschlossen. 13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: Mit dem Angebot werden Referenzen über vergleichbare, erfolgreich ausgeführte Leistungen der letzten Jahre eingereicht, aus denen die fachliche Eignung hervorgeht 14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen Messestände/ Ausstellungen (Auf- und Abbau),Transporte (Stückgut) - Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon
In ihrer Eventlocation "Europavillon der Deutschen Bundesbank" tritt die Bundesbank in den direkten Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern, um die Bundesbank und ihre Aufgaben bei den Zielgruppen positiv zu verankern. Für das Marketing, die operative Umsetzung sowie beim Registrierungs- und Einlassprozess suchen wir Unterstützung durch einen kompetenten Agenturpartner. Der Europavillon befindet sich in der Mainzer Landstr. 47 direkt vor dem Hochhaus "Frankfurter Büro Center", in dem die Deutsche Bundesbank aufgrund der Sanierung ihrer Zentrale ihr Übergangs-quartier bezogen hat. Der Europavillon ist Teil des Grundstücks und ist aufgrund seiner Lage besonders für öffentliche Veranstaltungen geeignet. Das Gebäude wurde mit moderner Veranstaltungs-technik ausgestattet . Im modularen Raumkonzept können Veranstaltungen mit bis zu 80 Personen stattfinden. Der Fokus liegt auf Veranstaltungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für die Finanz- und Wirtschaftsszene. Es sollen ein bis zwei Events pro Monat bzw. 10-15 Veranstaltungen pro Jahr stattfinden. Bei den Referent:innen und Gästen liegt der Fokus auf Frankfurt und Rhein-Main. Ein belastbares Netzwerk in der Region ist daher für die Weiterentwicklung des Direkt- und Social-Media-Marketings und die Ansprache potenzieller Speaker:innen unverzichtbar. Im Jahr 2025 fanden bereits unterschiedliche neue Veranstaltungsformate für verschiedene Zielgruppen statt (siehe Website unter: www.bundesbank.de/europavillon). Bei Bedarf werden weitere zielgruppenspezifische Formate entwickelt und Sonderveranstaltungen durchgeführt. Leistungsumfang Der Agenturpartner nennt eine feste Ansprechperson/ein festes Projektteam und muss folgende Leistungen erbringen: 1) Beratung zum Veranstaltungsmarketing - Evaluation und Weiterentwicklung der Marketingmaßnahmen mit dem Ziel möglichst hoher Besucherzahlen und Erweiterung des Teilnehmerkreises - Beratung zum optimalen Marketingmix je nach Art der gewünschten Zielgruppe bei der jeweiligen Veranstaltung im vorgegebenen Budgetrahmen - Beratung zu zum Europavillon passenden Netzwerken in Frankfurt - Ggf. Beratung zum Aufbau und Management einer Europavillon-Community - Vorbereitung der Maßnahmen zur späteren Umsetzung durch die Bundesbank 2) Konzeptionelle Leistungen - Im Bedarfsfall konzeptionelle Unterstützung einzelner Veranstaltungen z. B. durch Vorschläge für Unterhaltungsacts, Speaker:innen und spezielle Raumgestaltung 3) Projektmanagement - Zentrale Ansprechperson (Key-Account Manager/in) - Aufstellen von Projekt- und Zeitplänen und Überwachung der Meilensteine sowie Budgetstatus - Teilnehmermanagement: Für das Teilnehmermanagement soll die aktuell in der Bundesbank eingesetzte Konferenzmanagement-Software (Ventari von U2D) genutzt werden. Die Agentur erhält einen personalisierten Zugang. Die Agentur-Mitarbeiter:innen erhalten eine Schulung. Pro Veranstaltungen sind bei Bedarf folgende Aufgaben zu übernehmen: o Einrichten und Verwalten der einzelnen Veranstaltungen in der Software Ventari o Versand von Emails an die registrierten Gäste, Wartelistenmanagement, etc. o Nachbereitung: Auswertung der Gäste- und No-Show-Raten sowie Durchführung und (grafische) Auswertung der Feedback-Befragung - Im Bedarfsfall: Auswahl, Steuerung und Beauftragung von Unterauftragnehmern (z. B. Künstlermanagement, besondere Raumausstattung, Catering-Dienstleister, Werbemaßnahmen). Die Fremdkosten werden nach Vorlage der Belege abgerechnet. 4) Registrierungs- und Einlassmanagement Die Aufgaben beim Einlassmanagement pro Veranstaltung umfassen: - Empfang und Registrierung der Gäste vor Ort mit bereitgestelltem Endgerät - Ggf. Vorbereitung und Ausgabe von Namensschildern - Ggf. Organisation und Handling der Garderobe
Häufige Fragen zu dieser Ausschreibung
- Wie kann ich mich auf diese Ausschreibung bewerben?
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- Bis wann läuft die Angebotsfrist?
- Für diese Bekanntmachung ist aktuell keine konkrete Angebotsfrist angegeben.
- Wer ist der Auftraggeber?
- Der Auftraggeber ist Öffentlicher Auftraggeber.
- Welche Unterlagen sind für den Start relevant?
- In der Regel benötigen Sie Leistungsbeschreibung, Eignungsnachweise, Fristenhinweise und ggf. Formblätter. Auf Auftrag One werden diese Punkte priorisiert dargestellt.