Stadt HerneHerne
Digitalisierung/Scan des Aktenarchivs Fachbereich Soziales
Digitalisierung und Scannen von 14.500 Leistungsakten im Format DIN A4 mit jeweils bis zu 220 Blatt im Aktenarchiv des Fachbereichs Soziales in Herne.
Angebotsfrist: 06. Juli 2026 (abgelaufen)Typ: Ausschreibung
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Inhalt auf einen Blick
Digitalisierung und Scannen von 14.500 Leistungsakten im Format DIN A4 mit jeweils bis zu 220 Blatt im Aktenarchiv des Fachbereichs Soziales in Herne.
- Ausschreibungstyp:
- Ausschreibung
- Auftraggeber:
- Stadt Herne
- Veröffentlicht:
- 08. Juni 2026
- Frist:
- 06. Juli 2026
- Thema:
- Archivierung
Ausschreibungsbeschreibung
Digitalisierung und Scannen von 14.500 Leistungsakten im Format DIN A4 mit jeweils bis zu 220 Blatt im Aktenarchiv des Fachbereichs Soziales in Herne.
Weiterführende Details
Nach Registrierung stehen Unterlagen, Fristen und Hinweise zur Einreichung strukturiert bereit.
- Kernanforderungen der Ausschreibung priorisiert aufbereitet
- Fristen, Eignungskriterien und Unterlagen in einem Ablauf
- Hinweise zur strukturierten Angebotsvorbereitung
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Dokumente und Anhänge
2 Dateien erfasst- 412 01-2020 - Auftragsbekanntmachung Oeffentliche Ausschreibung.pdf
- Vergabeunterlagen_CXVHY6NYT2Z42SNH.zip
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Interessenbekundungsverfahren - Digitalisierung Papierunterlagen - Region Süd
Leistungsgegenstand: Scandienstleistung - Digitalisierung von Papierunterlagen (Pläne, historische Dokumente, Schriftstücken, etc.) Leistungsinhalt: Der zu beauftragende Reproservice umfasst das Scannen, Digitalisierung und Aufbereitung bereitgestellter und vorsortierter Bauwerksakten u. a. mit historischen Dokumenten von Bauwerken in der Zuständigkeit des Landes Brandenburg. Leistungsumfang: Digitalisierung von Dokumenten im Format A4 bis A5 in Schwarz-Weiß (bei Erfordernis Farbe), sowie A3 bis A0 in Farbe, zusätzlich Sonderformate / Zwischenformate ("Wildformate") und nicht normierte Abmessungen, Erstellung durchsuchbarer digitaler Dateien (OCR-Erkennung), strukturierte Ablage und Benennung der Dateien nach Vorgaben des Auftraggebers. Die digitale Bereitstellung erfolgt in elektronisch durchsuchbarer Form. Geschätztes Leistungsvolumen: DIN A5-A4 (35.000), A3-A0 incl. Zwischenformate (3.000). Eine genauere Quantifizierung ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht abschließend möglich. Zustand: teilweise gealtert, handschriftlich, empfindlich Rahmenbedingungen: Leistungsort (Abholung / Liefern): Cottbus, Leistungszeitraum: 2026/27, Vertraulicher Umgang mit den Unterlagen sowie DSGVO-konforme Verarbeitung werden vorausgesetzt. - Stadtwerke Bonn GmbHBonn
Rahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen von Akten
Gegenstand der Leistungen - Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn - Dokumentenvorbereitung einschließlich Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten - Digitalisierung von Standardakten, komplexen Akten sowie Großformaten bis mindestens DIN A0 - Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung und Bereitstellung durchsuchbarer PDF/A-Dateien - Sichere Archivierung der Originalakten sowie optional datenschutzkonforme Vernichtung - Scan-on-Demand-Leistungen mit kurzfristiger Bereitstellung einzelner Akten - Dokumentation, Qualitätskontrolle und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte Umfang und Struktur der Aktenbestände Der Rahmenvertrag umfasst konzernweit voraussichtlich rund 40.000 Akten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 16 Millionen Seiten. Die Akten weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und enthalten neben klassischen DIN-A4-Unterlagen auch Sonderformate, Kleinbelege, technische Zeichnungen sowie Großformate. Die Beauftragung erfolgt chargenweise über mehrere Jahre hinweg. - Stadtwerke Bonn GmbHBonnFrist: 06. Juli
Rahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen von Akten
Gegenstand der Leistungen - Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn - Dokumentenvorbereitung einschließlich Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten - Digitalisierung von Standardakten, komplexen Akten sowie Großformaten bis mindestens DIN A0 - Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung und Bereitstellung durchsuchbarer PDF/A-Dateien - Sichere Archivierung der Originalakten sowie optional datenschutzkonforme Vernichtung - Scan-on-Demand-Leistungen mit kurzfristiger Bereitstellung einzelner Akten - Dokumentation, Qualitätskontrolle und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte Umfang und Struktur der Aktenbestände Der Rahmenvertrag umfasst konzernweit voraussichtlich rund 40.000 Akten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 16 Millionen Seiten. Die Akten weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und enthalten neben klassischen DIN-A4-Unterlagen auch Sonderformate, Kleinbelege, technische Zeichnungen sowie Großformate. Die Beauftragung erfolgt chargenweise über mehrere Jahre hinweg. - Interessenbekundungsverfahren - Digitalisierung PapierunterlagenHoppegartenFrist: 01. Juli
Interessenbekundungsverfahren - Digitalisierung Papierunterlagen - Region Ost
Leistungsumfang: Digitalisierung von Papierunterlagen im Format A4 bis A5 in Schwarz/Weiß (bei Erfordernis Farbe) sowie A3 bis A0 in Farbe, zusätzlich Sonderformate / Zwischenformate ("Wildformate") und nicht normierte Abmessungen, Erstellung durchsuchbarer digitaler Dateien (OCR-Erkennung), strukturierte Ablage und Benennung der Dateien nach Vorgaben des Auftraggebers. Die digitale Bereitstellung erfolgt in elektronisch durchsuchbarer Form. Geschätzter Leistungsumfang: DIN A5-A4 (30.000), A3-A0 incl. Zwischenformate (3.000). Eine genauere Quantifizierung ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht abschließend möglich. Zustand: teilweise gealtert, handschriftlich, empfindlich Rahmenbedingungen: Leistungsort (Abholung / Liefern): LS-Dienststätte Frankfurt (Oder), Leistungszeitraum: 2026/27, Vertraulicher Umgang mit den Unterlagen sowie DSGVO-konforme Verarbeitung werden vorausgesetzt. - AOK Rheinland/Hamburg - Die GesundheitskasseDüsseldorfFrist: 25. Aug.
externe Scan-Dienstleistungen
Für weitere Effizienzsteigerungen in den Prozessen soll die Rechnungsbearbeitung digitalisiert werden. Konkret betroffen sind dabei die Abrechnungsprozesse gem. § 302 SGB V und § 105 SGB XI. Der Umfang der Digitalisierung der Eingangspost betrifft die Rechnungsprozesse Hilfsmittel, Heilmittel, Fahrkosten, Rehasport und Funktionstraining, Hebammen/Entbindungspflege, Pflegesachleistungen, Tages- und Verhinderungspflege, Beratungsbesuche gem. § 302 SGB V sowie § 105 SGB XI. Der Auftragnehmer erhält die ungeöffnete Brief- und Paketpost der Auftraggeberin (z.B. Rechnungen bzw. Rechnungsbestandteile) in Papierform. Der Auftragnehmer hat alle für den Scan der Unterlagen erforderlichen Vorarbeiten eigenverantwortlich zu erbringen. Dies beinhaltet beispielsweise das Öffnen von Briefumschlägen und Versandmaterial, die Dokumentation des Posteingangsdatums sowie, falls notwendig, das Entfernen von Heftklammern oder anderen Materialen wie Klebestreifen. Die eingehenden Dokumente sind seitens des Auftragnehmers einzuscannen und als PDF-Dokument der PDF-Version 1.7 im Format PDF/A 1 bereitzustellen. Über abweichende Versionen verständigen sich die Vertragspartner gemeinschaftlich. Der Scan soll in Farbe und mit einer Auflösung von mind. 200 DPI erfolgen. Es sind die Vorder- und Rückseite der Dokumente zu scannen. Der Scan beinhaltet ferner die Digitalisierung von mitgesendeten Anlagen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass Dokumente, die nach Bewertung des Auftraggebers irrelevant sind, durch den Auftraggeber nachträglich gelöscht oder geschwärzt werden können. Dies können z.B. medizinische Unterlagen sein, welche der Krankenkasse aus Datenschutzgründen regulär nicht hätten zur Verfügung gestellt werden dürfen. Nach erfolgter Digitalisierung und Bereitstellung der Dokumente für die Auftraggeberin sind diese für 30 Kalendertage aufzubewahren und anschließend durch den Auftragnehmer zu vernichten. Die Auftraggeberin ist berechtigt (z.B. für Prüfzwecke) die Originalunterlagen innerhalb 30 Kalendertagen anzufordern. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Unterlagen binnen 14 Kalendertagen der Auftraggeberin übermittelt werden. Die Dokumente sind vom Auftragnehmer unmittelbar nach dem Scan jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur/Siegelung zu versehen. - Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Falz- und Kuvertiermaschinen
Gegenstand des Verfahrens ist der Abschluss eines Rahmenvertrages für den Kauf, die Lieferung und betriebsbereite Aufstellung sowie den Full-Service (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 1.9) von Falz- und Kuvertiermaschinen für mittlere Ausgangsmengen, mit dem die bundesweiten Bedarfe in allen Dienststellen des Auftraggebers (AG) abgedeckt werden sollen. Die Falz- und Kuvertiermaschinen werden hauptsächlich zur Verarbeitung der Tagespost eingesetzt. Es handelt sich hier größtenteils um Mischpost, d.h. unterschiedliche Papierqualitäten z.T. geheftet und gefalzt mit der Möglichkeit der Zuführung von Beilagen. Die angegebenen Mengen beruhen auf den Erfahrungswerten der Vergangenheit, stellen eine Prognose für die Zukunft dar, dienen als Grundlage für die Kalkulation der Preise und werden als Wertungspreis zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes herangezogen. Die Höchstmenge für diese Beschaffung beläuft sich auf 30 Kuvertiermaschinen. Bei den anderen Positionen des Leistungsverzeichnisses ist die dort angegebene Schätzmenge die Höchstmenge. Diese Werte stellen die vergaberechtliche Obergrenze zur Nutzung der Rahmenvereinbarung dar. Der Vertrag kommt mit Zuschlag zustande und gliedert sich in folgende Leistungsteile: Kauf: Der AG kann ab dem Zeitpunkt zu dem der bestellbereite Katalog zur Verfügung steht bis zum 02.12.2028 beim Auftragnehmer (AN) Falz- und Kuvertiermaschinen abrufen. Full-Service: Der AN ist verpflichtet ab Lieferung und betriebsbereiter Aufstellung der Falz- und Kuvertiermaschinen einen Full-Service für die Dauer von 8 Jahren zu erbringen. Der Full-Service kann je Maschine mit einer 6-wöchigen Frist zum Quartalsende durch den Auftraggeber gekündigt werden. Fachliche Anforderungen (lt. Leistungsbeschreibung Kapitel I.12): -fabrikneues Gerät der Leistungsklasse B -CE Kennzeichnung/EU-Konformität -automatisches Falz-/Kuvertiersystem -verschiedene Briefumschlagsgrößen können im Nassverfahren verschlossen werden -RC-Papiere (Umschlag und Sendung/Beilage) beschichtet und unbeschichtet müssen problemlos verarbeitet werden können -mischpostfähig -Doppelblattkontrolle -2x Dokumentenstation -1x Beilagenstation für Flyer, Postkarten, etc. (die Beilagenstation kann auch als zweite Dokumentenstation verwendet werden) -standfest mindestens bis zu 600 Tagespostsendungen (Mischpost) -Taktleistung im Dauerbetrieb pro Stunde: mindestens 2000 Sendungen -mind. 3 Falzarten (Einfach-, Wickel-, Doppelparallelfalz) und die Möglichkeit "nicht falzen" besteht -Falzkapazität bei 80g/m² ungeklammert bis zu 5 Blatt (auch Wickelfalz) -Füllkapazität Dokumentenstationen (A4): je Station mindestens 150 Blatt -Füllkapazität Kuvertstation: mindestens 100 Kuverts -Briefauffangvorrichtung -mindestens 5 Jobspeicher -Maschinenbeschreibung in deutscher Sprache ist beigefügt -Handbuch/Betriebsanleitung in deutscher Sprache ist beigefügt -Geräuschemission: maximal 75 db(A) -Energieverbrauch: im Standby maximal 30 Wh; im Betrieb maximal 190 Wh -Netzspannung 230 V Dokumenten-Formate & Qualität: -DIN A6 - DIN A4 -Papierqualität für zu falzendes Material: 70 - 120 g/m² -Papierqualität für ungefalztes Material bis zu 250 g/m² -größtenteils RC-Papier Kuvertgrößen & Qualität (mit und ohne Fenster): -DIN C5, DIN C5/6, DIN Lang -Kuvertstärke 80 - 120 g/m² -größtenteils RC-Papier Die im Leistungsverzeichnis, unter Pos. 2.1. bis 2.2. angegebene Kuvertierflüssigkeit muss für die angebotenen sowie für handelsübliche Falz- und Kuvertiermaschinen (z.B.: Quadient DS-40i, DS-64i, DS-77iQ) geeignet sein. Außerdem darf das Gemisch im Sinne der Richtlinie 1999/45/EG und der Verordnung (EG) Nr.1272/2008 nicht als gefährlich eingestuft sein. Ein Sicherheitsdatenblatt für jedes Produkt, ist als Anlage im PeP-Katalog einzupflegen und bei jeder Lieferung beizulegen. Mit Abgabe des Angebots wird bestätigt, dass die Produkte das CE-Zertifikat/EU-Konformitätszertifikat besitzen. Der Nachweis darüber ist mit dem Angebot vorzulegen. Die jeweils geltenden EN- bzw. DIN-Normen sind einzuhalten. - Bundesagentur für Arbeit, Regionales Einkaufszentrum NordHannover
Falz- und Kuvertiermaschinen
Gegenstand des Verfahrens ist der Abschluss eines Rahmenvertrages für den Kauf, die Lieferung und betriebsbereite Aufstellung sowie den Full-Service (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 1.9) von Falz- und Kuvertiermaschinen für mittlere Ausgangsmengen, mit dem die bundesweiten Bedarfe in allen Dienststellen des Auftraggebers (AG) abgedeckt werden sollen. Die Falz- und Kuvertiermaschinen werden hauptsächlich zur Verarbeitung der Tagespost eingesetzt. Es handelt sich hier größtenteils um Mischpost, d.h. unterschiedliche Papierqualitäten z.T. geheftet und gefalzt mit der Möglichkeit der Zuführung von Beilagen. Die angegebenen Mengen beruhen auf den Erfahrungswerten der Vergangenheit, stellen eine Prognose für die Zukunft dar, dienen als Grundlage für die Kalkulation der Preise und werden als Wertungspreis zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes herangezogen. Die Höchstmenge für diese Beschaffung beläuft sich auf 30 Kuvertiermaschinen. Bei den anderen Positionen des Leistungsverzeichnisses ist die dort angegebene Schätzmenge die Höchstmenge. Diese Werte stellen die vergaberechtliche Obergrenze zur Nutzung der Rahmenvereinbarung dar. Der Vertrag kommt mit Zuschlag zustande und gliedert sich in folgende Leistungsteile: Kauf: Der AG kann ab dem Zeitpunkt zu dem der bestellbereite Katalog zur Verfügung steht bis zum 02.12.2028 beim Auftragnehmer (AN) Falz- und Kuvertiermaschinen abrufen. Full-Service: Der AN ist verpflichtet ab Lieferung und betriebsbereiter Aufstellung der Falz- und Kuvertiermaschinen einen Full-Service für die Dauer von 8 Jahren zu erbringen. Der Full-Service kann je Maschine mit einer 6-wöchigen Frist zum Quartalsende durch den Auftraggeber gekündigt werden. Fachliche Anforderungen (lt. Leistungsbeschreibung Kapitel I.12): -fabrikneues Gerät der Leistungsklasse B -CE Kennzeichnung/EU-Konformität -automatisches Falz-/Kuvertiersystem -verschiedene Briefumschlagsgrößen können im Nassverfahren verschlossen werden -RC-Papiere (Umschlag und Sendung/Beilage) beschichtet und unbeschichtet müssen problemlos verarbeitet werden können -mischpostfähig -Doppelblattkontrolle -2x Dokumentenstation -1x Beilagenstation für Flyer, Postkarten, etc. (die Beilagenstation kann auch als zweite Dokumentenstation verwendet werden) -standfest mindestens bis zu 600 Tagespostsendungen (Mischpost) -Taktleistung im Dauerbetrieb pro Stunde: mindestens 2000 Sendungen -mind. 3 Falzarten (Einfach-, Wickel-, Doppelparallelfalz) und die Möglichkeit "nicht falzen" besteht -Falzkapazität bei 80g/m² ungeklammert bis zu 5 Blatt (auch Wickelfalz) -Füllkapazität Dokumentenstationen (A4): je Station mindestens 150 Blatt -Füllkapazität Kuvertstation: mindestens 100 Kuverts -Briefauffangvorrichtung -mindestens 5 Jobspeicher -Maschinenbeschreibung in deutscher Sprache ist beigefügt -Handbuch/Betriebsanleitung in deutscher Sprache ist beigefügt -Geräuschemission: maximal 75 db(A) -Energieverbrauch: im Standby maximal 30 Wh; im Betrieb maximal 190 Wh -Netzspannung 230 V Dokumenten-Formate & Qualität: -DIN A6 - DIN A4 -Papierqualität für zu falzendes Material: 70 - 120 g/m² -Papierqualität für ungefalztes Material bis zu 250 g/m² -größtenteils RC-Papier Kuvertgrößen & Qualität (mit und ohne Fenster): -DIN C5, DIN C5/6, DIN Lang -Kuvertstärke 80 - 120 g/m² -größtenteils RC-Papier Die im Leistungsverzeichnis, unter Pos. 2.1. bis 2.2. angegebene Kuvertierflüssigkeit muss für die angebotenen sowie für handelsübliche Falz- und Kuvertiermaschinen (z.B.: Quadient DS-40i, DS-64i, DS-77iQ) geeignet sein. Außerdem darf das Gemisch im Sinne der Richtlinie 1999/45/EG und der Verordnung (EG) Nr.1272/2008 nicht als gefährlich eingestuft sein. Ein Sicherheitsdatenblatt für jedes Produkt, ist als Anlage im PeP-Katalog einzupflegen und bei jeder Lieferung beizulegen. Mit Abgabe des Angebots wird bestätigt, dass die Produkte das CE-Zertifikat/EU-Konformitätszertifikat besitzen. Der Nachweis darüber ist mit dem Angebot vorzulegen. Die jeweils geltenden EN- bzw. DIN-Normen sind einzuhalten.
Häufige Fragen zu dieser Ausschreibung
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- Bis wann läuft die Angebotsfrist?
- Die Angebotsfrist endet am 06. Juli 2026.
- Wer ist der Auftraggeber?
- Der Auftraggeber ist Stadt Herne.
- Welche Unterlagen sind für den Start relevant?
- In der Regel benötigen Sie Leistungsbeschreibung, Eignungsnachweise, Fristenhinweise und ggf. Formblätter. Auf Auftrag One werden diese Punkte priorisiert dargestellt.