Wettbewerbsanalyse bei öffentlichen Aufträgen, so geht's

Warum Wettbewerbsanalyse bei Ausschreibungen so wichtig ist

In privatwirtschaftlichen Märkten ist Wettbewerbsanalyse selbstverständlich. Im öffentlichen Vergabemarkt wird sie dagegen selten systematisch betrieben. Dabei gibt es hier einen entscheidenden Vorteil: Vergabedaten sind öffentlich. Zuschlagskriterien, Bieterkreise und Auftragssummen werden veröffentlicht, man muss nur wissen, wo man sucht und wie man die Daten auswertet.

Unternehmen, die ihre Wettbewerbsposition im Vergabemarkt kennen, können:

• Angebote gezielter positionieren, Preise und Leistungsversprechen an den tatsächlichen Wettbewerb anpassen
• Verfahren besser priorisieren, Ausschreibungen meiden, bei denen ein dominanter Wettbewerber fast immer gewinnt
• Muster erkennen, verstehen, welche Zuschlagskriterien in der Praxis den Ausschlag geben

Welche Daten gibt es?

Zuschlagsinformationen (Ex-post-Transparenz)

Nach der Vergabe veröffentlichen Auftraggeber die Zuschlagsentscheidung. Je nach Verfahren und Schwellenwert enthält die Bekanntmachung:

• Name des Auftragnehmers
• Auftragssumme (nicht immer, aber zunehmend)
• Anzahl der eingegangenen Angebote
• Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

Diese Daten sind auf TED (für EU-weite Verfahren), service.bund.de und den Landesportalen verfügbar.

Historische Vergabedaten

Über die Zeit entsteht ein Bild: Welches Unternehmen gewinnt regelmäßig bei welchem Auftraggeber? In welcher Branche? Zu welchen Konditionen? Diese Muster sind in Einzelbekanntmachungen schwer zu erkennen, aggregiert liefern sie wertvolle Einblicke.

Vorinformationen und Planungen

Manche Auftraggeber veröffentlichen Vorinformationen über geplante Vergaben. Diese zeigen, welche Beschaffungen in den kommenden Monaten anstehen, und geben Ihnen einen Zeitvorsprung bei der Vorbereitung.

In 5 Schritten zur systematischen Wettbewerbsanalyse

Schritt 1: Die eigene Wettbewerbslandschaft definieren

Bevor Sie Daten auswerten, müssen Sie wissen, wen Sie als Wettbewerber betrachten. Im öffentlichen Vergabemarkt ist das nicht immer offensichtlich:

• Direkte Wettbewerber: Unternehmen, die dieselben Leistungen anbieten und auf dieselben Ausschreibungen bieten
• Indirekte Wettbewerber: Unternehmen aus angrenzenden Bereichen, die bei bestimmten Ausschreibungen in Konkurrenz treten (z. B. ein IT-Systemhaus, das auch Beratungsleistungen anbietet)
• Regionale Wettbewerber: Lokale Anbieter, die bei kommunalen Vergaben oft einen Vorteil haben

Erstellen Sie eine Liste der 5-10 Unternehmen, die Sie am häufigsten in Vergabeverfahren antreffen.

Schritt 2: Zuschlagsdaten sammeln

Durchsuchen Sie Vergabeportale systematisch nach Zuschlägen in Ihrem Leistungsbereich:

Quelle	Was Sie finden	Aufwand
TED	EU-weite Zuschläge mit Bieternamen und Auftragssummen	Mittel, Suchfilter nutzen
service.bund.de	Zuschläge des Bundes	Gering, übersichtliche Plattform
Landesportale	Zuschläge auf Landesebene, teils mit mehr Detail	Hoch, jedes Portal einzeln
Vergabe-Aggregatoren	Gebündelte Daten aus mehreren Quellen	Gering, wenn verfügbar

Tipp: Sammeln Sie mindestens 6-12 Monate an Daten, um saisonale Schwankungen auszugleichen und belastbare Muster zu erkennen.

Schritt 3: Muster analysieren

Mit den gesammelten Daten können Sie folgende Fragen beantworten:

Zu Ihren Wettbewerbern:

• Wie oft gewinnt Wettbewerber X bei Auftraggeber Y?
• In welchen Leistungsbereichen ist Wettbewerber X besonders stark?
• Gibt es Auftraggeber, bei denen immer derselbe Anbieter den Zuschlag erhält?
• Wie entwickelt sich die Auftragssumme bei vergleichbaren Verfahren?

Zu Ihrer eigenen Position:

• Bei welchen Auftraggebern haben wir die höchste Zuschlagsquote?
• Wo verlieren wir regelmäßig, und gegen wen?
• Gibt es Leistungsbereiche, in denen wir unterrepräsentiert sind?

Schritt 4: Erkenntnisse in die Angebotsstrategie überführen

Die Analyse ist nur nützlich, wenn sie Ihr Handeln verändert. Konkrete Maßnahmen:

Bei Verfahren mit hoher Wettbewerbsdichte:

• Preis aggressiver kalkulieren oder differenzierende Qualitätskriterien betonen
• Nur anbieten, wenn Sie einen klaren Wettbewerbsvorteil haben

Bei Verfahren mit einem dominanten Wettbewerber:

• Prüfen, ob der Aufwand für ein Angebot gerechtfertigt ist
• Alternativ: Konsortialangebot mit ergänzenden Partnern prüfen

Bei Auftraggebern, die Wert auf Innovation legen:

• Nebenangebote einreichen, die über die Mindestanforderungen hinausgehen
• Digitale Lösungsansätze oder Nachhaltigkeitskriterien hervorheben

Schritt 5: Monitoring aufsetzen

Wettbewerbsanalyse ist keine einmalige Übung. Setzen Sie ein kontinuierliches Monitoring auf:

• Neue Zuschläge an Ihre wichtigsten Wettbewerber verfolgen
• Neue Marktteilnehmer identifizieren, die in Ihren Bereichen auftauchen
• Veränderungen in der Zuschlagspraxis erkennen (z. B. Verschiebung von Preis zu Qualitätskriterien)

Was die Daten nicht verraten

So nützlich Vergabedaten sind, sie haben Grenzen:

• Verhandlungsverfahren und freihändige Vergaben werden oft nicht oder nur eingeschränkt veröffentlicht
• Angebotspreise der Unterlegenen sind in der Regel nicht öffentlich
• Qualitative Bewertungen (Warum hat Anbieter X gewonnen?) sind aus den Bekanntmachungen selten ablesbar
• Unterhalb der EU-Schwellenwerte variiert die Veröffentlichungspraxis stark

Trotzdem: Die verfügbaren Daten reichen aus, um ein erheblich besseres Bild der Wettbewerbslandschaft zu gewinnen als die meisten Unternehmen es heute haben.

Automatisierte Wettbewerbsanalyse

Der manuelle Aufwand für eine systematische Wettbewerbsanalyse ist hoch: Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, in eine einheitliche Struktur bringen, auswerten, aktuell halten. Viele Unternehmen starten motiviert und hören nach einigen Wochen auf, weil der Aufwand den Nutzen übersteigt.

Automatisierte Lösungen können hier helfen:

• Automatische Erfassung neuer Zuschläge aus allen relevanten Quellen
• Wettbewerber-Tracking: Benachrichtigung, wenn ein bestimmter Wettbewerber einen Zuschlag erhält
• Historische Auswertung: Zuschlagsquoten, Auftragssummen und Vergabemuster auf Knopfdruck
• Marktanteile: Wie sich verschiedene Anbieter in einem Segment aufteilen

Bei Auftrag One steckt die Datenbeschaffung schon in der Recherche: Das Vergabe-Netzwerk zeigt die Verflechtungen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern, das Marktdaten-Dashboard die Volumen und die Verteilung im Segment. Die Bewertung bleibt bei Ihnen, das Zusammensuchen der Daten nicht.

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Alle Vergabedaten, die in diesem Artikel erwähnt werden, beziehen sich auf öffentlich zugängliche Informationen. Die systematische Auswertung dieser Daten unterliegt keinen besonderen rechtlichen Einschränkungen.