Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und BeschaffungRostockTED
Digitalisierung von Akten des Bestandes des Migrationsamtes der HRO
Digitalisierung von 21.100 laufenden Verfahren mit Papierakten (513 Laufmeter, ca. 2.750.000 Seiten) für das Migrationsamt Rostock. Leistungsbeginn: 01.09.2026, Abschluss: 30.11.2027.
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Inhalt auf einen Blick
- Ausschreibungstyp:
- Ausschreibung
- Auftraggeber:
- Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung
- Veröffentlicht:
- 04. Juni 2026
- Frist:
- 07. Juli 2026
- Thema:
- Dokumentenmanagement
Ausschreibungsbeschreibung
Digitalisierung von 21.100 laufenden Verfahren mit Papierakten (513 Laufmeter, ca. 2.750.000 Seiten) für das Migrationsamt Rostock. Leistungsbeginn: 01.09.2026, Abschluss: 30.11.2027.
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Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)MagdeburgRahmenvertrag zur Digitalisierung von Akten der Ausländerbehörde und weiterer Verwaltungseinheiten der Landeshauptstadt Magdeburg. Dienstleistung unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Maßgaben; Akten und Digitalisate verlassen nicht den Rechtsraum der BRD. Ausländerbehörde hat Digitalisierungsprojekt gestartet, erste Erfahrungen unter Echtbedingungen laufen. Weitere Ämter sollen folgen. Bieter müssen personelle Ressourcen bereitstellen.
Häufige Fragen zu dieser Ausschreibung
- Wie kann ich mich auf diese Ausschreibung bewerben?
- Erstellen Sie ein kostenloses Konto auf Auftrag One. Danach sehen Sie alle Unterlagen, Fristen und Hinweise zur Einreichung in einem strukturierten Ablauf.
- Bis wann läuft die Angebotsfrist?
- Die Angebotsfrist endet am 07. Juli 2026.
- Wer ist der Auftraggeber?
- Der Auftraggeber ist Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung.
- Welche Unterlagen sind für den Start relevant?
- In der Regel benötigen Sie Leistungsbeschreibung, Eignungsnachweise, Fristenhinweise und ggf. Formblätter. Auf Auftrag One werden diese Punkte priorisiert dargestellt.