Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)MünchenTED
Reisekostenmanagementsystem
Gegenstand der Beschaffung ist die Einführung und Implementierung eines digitalen Systems zur vollumfänglichen Optimierung und revisionssicheren Abwicklung der Reisekostenabrechnung. Die Lösung richtet sich an die spezifischen Anforderungen eines Universitätsklinikums mit jährlich ca. 7.000 bis 8.000 Dienstreisen, einem hohen Anteil inter...
Typ: Ausschreibung
Softwareentwicklung, Softwarelizenzen, IT-Beratung
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- Ausschreibungstyp:
- Ausschreibung
- Auftraggeber:
- Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)
- Veröffentlicht:
- 09. Juni 2026
- Frist:
- Nicht angegeben
- Thema:
- Softwareentwicklung
Ausschreibungsbeschreibung
Gegenstand der Beschaffung ist die Einführung und Implementierung eines digitalen Systems zur vollumfänglichen Optimierung und revisionssicheren Abwicklung der Reisekostenabrechnung. Die Lösung richtet sich an die spezifischen Anforderungen eines Universitätsklinikums mit jährlich ca. 7.000 bis 8.000 Dienstreisen, einem hohen Anteil internationaler Reisen sowie einer komplexen Drittmittel- und Compliancestruktur.
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Immer wiederkehrende Routineaufgaben, die derzeit umfangreiche manuelle Eingaben der Beschäftigten erfordern, sollen durch Automatisierung effektiver und effizienter erledigt werden. Die HR-Software soll zur digitalen Bewirtschaftung von circa 1.950 Personalfällen im öffentlichen Dienst (tarifliche Beschäftigte und Beamte) eingesetzt werden und eine moderne Mitarbeiterkommunikation über einen integrierten Employee-Self-Service sowie einen Manager-Self-Service ermöglichen. Es soll ein Self-Service-Bereich für alle Mitarbeiter etabliert werden, um personalwirtschaftliche Abläufe wie die Beantragung von Adressänderungen, die Einreichung von Anträgen, Reisekosten u. Ä. zu dezentralisieren, Abläufe zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Das geplante HR-System soll sämtliche personalwirtschaftliche Kernabläufe digital abbilden, darunter insbesondere die Personalstammdatenpflege, die Zeitwirtschaft, die Reisekostenabrechnung, die Personalkosten(hoch)rechnung, statistische Auswertungen sowie die Schnittstellenanbindung zu weiteren Fachverfahren. Es muss Standardauswertungen enthalten und darüber hinaus die Möglichkeit bieten, individuelle Berichte zu erstellen. Zudem sollen die Organisation von Terminen und die Überwachung von variablen Änderungsdaten mit individuellen Wiedervorlagefunktionen in Form von Checklisten möglich sein. Es wird derzeit die Beschaffung von max. zwei spezialisierten HR-Lösungen beabsichtigt, zum einen für die Entgelt- und Bezügeabrechnung (Payroll, Los 1) und zum anderen für das Personalmanagement (Los 2). Die Payroll (Entgelt- und Bezügeabrechnung) soll vollständig oder teilweise in das HR-System integriert bzw. als ein ausgelagertes Payroll-System an das HR-System angebunden werden. Es ist erforderlich, dass dem Personalmanagementsystem als weitere Komponente ein Zeitwirtschaftsmodul umfasst. Um eine Kompatibilität zwischen dem Modul Zeiterfassung und den Zeiterfassungsterminals zu garantieren, erfolgt eine an das Modul Zeiterfassung gebundene Ausschreibung von neuen Zeiterfassungsterminals durch das Los 3. Diese Ausschreibung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Bei unterschiedlichen Systemen sollen bereits vom Anbieter programmierte und erprobte Schnittstellen zu einer abgestimmten und zusammenwirkenden Softwarelandschaft führen. Zudem sollen die HR-Software modular aufgebaut sein und um verschiedene Module wie Reisekostenabrechnung, Personalentwicklung, Stellenplan usw. zeitlich gestaffelt implementiert zu können. Die neue Entgelt- und Bezügeabrechnung für tariflich Beschäftigte und Beamte soll das derzeit eingesetzte System PAISY des Anbieters ADP zum 01.01.2027 ersetzen. Die neue Personalmanagementsoftware soll die bestehenden Systeme zum 01.01.2028 vollständig ablösen. Im Rahmen einer Projektbetreuung durch den Bieter wird ein Projektplan bzgl. der Implementierung in Absprache mit dem Landratsamt Erzgebirgskreis erstellt und umgesetzt. Dabei ist die außer Betrieb Stellung der Altanwendungen KOMMBOSS/KSC der GfoP, MATRIX von Dormakaba sowie der Eigenlösungen zu berücksichtigen. Die Daten der bestehenden Softwaresysteme sind durch den Auftragnehmer vollständig in das neue System zu migrieren. Zudem ist eine Schnittstelle zum im Haus eingesetzten System SASKIA.H2R bereitzustellen. Idealer Weise sollen dabei gemäß dem „Once-Only-Prinzip“ alle erforderlichen Daten der Beschäftigten nur an einer zentralen Stelle, also einer gemeinsamen Datenbank, gepflegt werden. Alternativ sollen bei getrennten Datenbanken die erforderlichen Daten über einen Echtzeit-Datenabgleich oder wenn dies nicht möglich, über zeitnahen, regelmäßigen, automatisierten Datenaustausch per Schnittstelle eine wechselseitige, einheitliche Datenbearbeitung zwischen den gekoppelten Systemen ohne divergierende Dateninhalte ermöglichen. Gleichzeitig ist der Umstieg von der Papier- zur digitalen Personalakte geplant. Aus dem HR-System sollen Dokumente und Serienbriefe erstellt werden können, welche durch Platzhalterfunktionen mit variablen Daten automatisch befüllt und in der im Haus genutzten E-Akte (Dokumentenmanagementsystem VIS) abgelegt werden. Eine detaillierte Übersicht zu den Muss- und Kann-Kriterien sind in der Leistungsbeschreibung enthalten.Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung
Pfalzklinikum für Psychiatrie und Neurologie AdöRKlingenmünsterFrist: 20. JuliDas Pfalzklinikum (ca. 2.500 Beschäftigte, 1.180 Betten) sucht eine integrierte Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung für alle Gesellschaften. Der Auftrag umfasst Beschaffung, Inbetriebnahme, Anpassung sowie ggf. Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung eines Systems für Dienstplan-, Schichtplanung, Arbeitszeiterfassung und Personalsteuerung, das die spezialisierten Anforderungen eines psychiatrisch-neurologischen Klinikums abdeckt.Integrierte HR-Software als SaaS-Lösung
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Häufige Fragen zu dieser Ausschreibung
- Wie kann ich mich auf diese Ausschreibung bewerben?
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- Bis wann läuft die Angebotsfrist?
- Für diese Bekanntmachung ist aktuell keine konkrete Angebotsfrist angegeben.
- Wer ist der Auftraggeber?
- Der Auftraggeber ist Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum).
- Welche Unterlagen sind für den Start relevant?
- In der Regel benötigen Sie Leistungsbeschreibung, Eignungsnachweise, Fristenhinweise und ggf. Formblätter. Auf Auftrag One werden diese Punkte priorisiert dargestellt.